工程有限公司档案资料立卷归档规则

工程有限公司档案资料立卷归档规则

工程有限公司档案资料立卷归档规则提要：立卷---公司总部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件

工程有限公司档案资料立卷归档规则

为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结合公司具体情况，特制定本规则。

第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以工程项目资料为例。

第二条、本规则依据国家档案局《工业企业档案分类试行规划》，自治区档案局《企业事业单位管理文件材料归档整理试行规划》和国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》国家标准（GB/T11822—2000），结合公司具体情况制定。

第三条、名词

一、立卷---公司总部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进行分类整理，装订成册的工作过程，称之为立卷。

二、移交---是指项目部在工程竣工后二个月内或公司总部各部门在每年1月底前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。

三、归档---凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。

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四、销毁---是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。

第四条、文件材料整理排放的要求。

文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅）

整理单位：一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。

整理时要求

装订时排放要求

文件正本与定稿为一件

正本在前，定稿在后

文件正文与附件为一件

正文在前，附件在后

文件原件与复印件为一件

原件在前，复印件在后

转发文与被转发文为一件

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转发文在前，被转发文在后

来文与复文为一件

复文在前，来文在后

报表、名册、图册等

每册（本）为一件

第五条、文件、资料、图表立卷、归档的要求

一、移交公司档案室文件、资料、图表份数为一份，有原件者应交原件，承包的工程如业主或甲方另有要求时，按其要求移交他们所需的份数

。

二、立卷的要求：文件、图表必须书写工整，字迹、线条清楚。图面整洁，用墨汁或碳素墨水填写，禁止用铅笔、圆珠笔、水彩笔和其它易褪色的书写工具书写、绘制和签收。

1、竣工文件、图表装册时，如果数量较多，可按顺序排列（按断面号或施工船位号），把相关的文件材料、图表等分别组装成数册（件）。一个档案盒可放两件（或数件），每件都有“案内封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”。每件的页号都是从1至最后一页（如第一件1—136，另一件1—120页），如果这个档案盒内放有两件时，则在“科技档案卷内备考表”说明一栏中写上：本卷合计：136+120=256页（假设第一件为136页，第二件为120页，见附表）。每个案卷不论装几件，其总厚度不得超过6cm。

2、档案盒封面不能粘贴纸。

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3、档案盒正面和侧面的“案卷题名”要求内容一样。

字体排列要求：正面横写，侧面竖写。

4、文件材料用纸一律采用A4（297mm×210mm)，如其他往来单位采用16k纸时，则必须把原16k纸贴在A4白纸上。

5、卷内文件材料排列顺序：

管理文件按建设程序、或重要程度排序，重要文件排在前，一般性文件在后，复文在前，来文在后，正文在前，原稿在后；项目技术文件按管理、依据、施工记录、检测、评定、证明顺序排列；竣工图按设计、施工断面或图号排列；有文和图时，则文字材料在前，图在后。

6、文件材料装订：

文件材料经系统排列、编写页号、填写卷（或册）内封面、“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”后，将每份文件的金属钉（或其他金属物）去掉，小（小于A4纸样的）、残缺的文件应加予托裱，装订线处有字的要加边表粘牢，然后用白纱线装订成册。一律不得用金属钉装订或浆糊、胶水等粘贴。

装订孔尺寸和穿绳方法如下图所示：

7、档案卷内页号编法：

档案卷内页号的编写以册为单位，一册为一个流水号。在册内的文件材料排列固定后，每册从“1”开始，用号码机在文件材料的右下角依次编流水顺序号。每页编一个号。如果一纸两面都有文字材料或图，则在两面各打印一个号，反面的号打印在左下角；两张以上小幅面材料，在前一页上，也只编印一个号；

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折叠成几层的文件和图表，按一张编码页号，一张只打印一个号。“案卷封面”、“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”不编页号，因此也不打印页号。竣工文件、图表一定要用号码机打上页号，不得用铅笔或其他笔写页号。竣工文件、图表装订时，“卷内目录”排列在卷内文件材料的首页之前，“科技档案卷内备考表”放在卷内文件材料的尾页之后，装订时把“案卷封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”同其他文件一起装订，不能用胶水或浆糊把这三张粘贴在竣工文件上。

“本卷目录”一是要填写最后一页号码（见附表2所示）

三、竣工图表的立卷要求

1、竣工图应能全面、准确反映工程竣工的全部施工实际造型和特征。要求做到图面整洁，字迹清晰，数据准确，确实反映工程竣工的实际情况。图表中的文字、数据、图象、线条、签字均必须使用黑墨水，不能使用圆珠笔或其他易于褪色的墨水。

2、档发（1992）8号文件的规定，每件竣工图背面的左下角加盖竣工图章（图章式样如下图示）

3、竣工图纸封面一般采用A3纸大小（见附表7竣工图纸封面）如果业主或甲方有要求，则以其要求为准。

竣工图大小可以采用A3纸也可以采用厘米方格纸，同一断面的几种状态必须在同一张纸上，不能在两张图纸上出现。附图说明的文字材料一律打印，每页A4纸打印32行，每行30个字，页号在每页下边中间。

4、图表装订：

（1）A3纸（或厘米方格纸）装订线留在左侧；

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（2）A4纸竖向装订线留在左侧；

（3）A4纸横向装订线留在上边；

（4）A3（或厘米方格纸）、A4纸均采用三孔一线装订法，孔距为80毫米（见_________页）

（5）竣工图表装订应以风琴式折法，按A4纸规格摆好，图标露在正面，并在装订孔一边加垫纸条（30mm×297mm），以弥补厚薄不平。

“竣工图、表”必须连同“科技档案封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”一起装订（见附表3、4、5）

5、每册图纸的封面、本册目录、图标字体、型号见附表7、8、9。

四、档案案卷编目方法

1、卷内封面填写说明：卷内封面填写是为了维持系统整理分类排列，提示案卷内容，固定案卷之间的次序。

封面的填写：（1）档号、档案馆号、缩微号，由档案部门填写，其余各项由立卷人填写。

（2）案卷提名：主要内容应包括项目名称、结构、部位等名称，应能简明准确反映出案卷的基本内容。

（3）编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位。

（4）起止日期：填写文件材料形成的起止时间。应有年、月、日。

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（5）保管期限：由档案部门填写。

（6）密级：由档案部门填写。

2、卷内目录填写（见附表4）

（1）序号：按同一文号或同一标题的名称，编一个顺序号（不论本文材料的页数多少），填写内容同档案章中的序号。

（2）文件编号：填写文件的发文号。文字材料已有文号的，按文号填写；无文号的可不填写；图表填写图表编号。

（3）责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。一般是指单位名称（项目部或公司部门）或个人姓名，代表个人的作品（如合理化建议、填写作者人名，经过一定审批程序完稿的，竣工图表应填写单位名称）。

（4）文件材料题名：按文件材料标题的全称填写，无标题或标题不规范的，可根据内容自拟标题，外加〔

〕标识。图表的文件材料题名填写图表的名称。

（5）日期：按文件形成落款的年、月、日填写，如，以8位阿拉伯数字标注。竣工图表按图标最后签名日期填写。

（6）页次：指文件、图表在案卷内打印的流水页号（不指原件编的页号），填写已编好序号的文件、图表首页上打印的流水页号，并要填写最后一页的页号（见附表2）。

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（7）备注：注释文件需说明的情况。

3、备考表（见附表1）的填写：要求标明卷内文件材料的件数和总页数以及在组卷过程中需要说明的，立卷人要签上名字。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后，不打印流水页号。

五、其他应注意的事项

1、在档案盒和竣工资料、竣工图表的正面、侧面的临时案卷顺序号只能用铅笔（HB）写，不能用钢笔、毛笔写，更不能用数码机打印立卷人编排的临时案卷顺序号。

2、在装订成册后，立卷人应对竣工文件、图表的顺序页次反复检查，以避免发生反页、倒页、缺页或乱页的错乱。

3、施工照片图册必须填写“案卷题名”、“编制单位”、“照片档案卷内目录”和各照片的“照片号/底片号”、“拍摄时间”、“摄影者”、“文字说明”等。施工照片集必须放在科技档案盒内。

4、竣工文件、图表的装订棉绳不要太细，装订时绳子应打活结，以防重新装订时用，绳子三舌结应打在竣工资料背后，不得在封面。

5、竣工文件一定要有总目录（见附表6），并且按规范装订在竣工资料第一册上，多时也可另册装订，但必须完整、规范。

6、每页的页号必须用数码机打印，字迹要清晰，不能模糊不清，不能用笔手写页号。

7、装订要整齐美观。如果遇到装订后册边纸张不整齐，必须把册边切割整齐，方可放入档案盒内。

8、文件、图表每卷、每册和档案盒必须完整无损，不能有水渍、油渍、划伤、发霉等情况出现。

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9、档案盒厚度的选择：以拟将装入此盒的文件、图表总厚度来选择档案盒的厚度。同类同一档的文件、图表一般放入共一盒内，只有在已选用了最厚盒的档案盒仍放不下时，才选择放入另一盒（当然是同一档的盒）。国家档案部门规定的档案盒厚度种类有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种，可在文化用品市场购买。

10、施工照片的册子只能用统一的“照片档案”，不能用生活照片册。

第六条、工程竣工文件的移交

每施工一项工程，在竣工验收后二个月内（一般情况下，具体移交时间在项目计划中列示），由承担本工程的项目部负责按本规定有关要求整理成册，完好地移交公司办公室。

第七条、保管期限

案卷的保管期限，以其保存和使用的价值分为永久、长期（16——50年）、短期（15年以下）三种，并分别装订。

永久——凡记述和反映本公司的发展历史的各种材料，如：公司的不同时期发展的机构、承担工程的合同文本、史志等。

长期——凡记述和反映本公司的活动，在较长时间内对公司工作、承担工程有查考利用价值的档案。

短期——凡在较短时间内对本公司有参考利用价值的档案。如施工原始记录（含钻孔、安全事故、机电运行记录）在工程款全部付清后，即可销毁。

保管时间的计算：从案卷移交到档案室的年度开始算起。

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第八条、档案分类、保管期限表

档案分类、保管期限表

类顺序

名称

保管期限

备注

一、

行政管理

1、

公司年度工作计划

短期

2、

公司年度工作总结、本年大事记

永久

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3、

公司申报成立及批复文件；公司资质申请及政府有关部门批复文件；公司印章式样启用文件；批准项目部成立、撤消、合并、更改及其印章启用

永久

4、

公司历史、组织沿革、年鉴

永久

5、

本年度机构设置、年底员工花名册、任免、调配、录用、解聘、培训、职称、执业证、员工违纪记录、处分

长期

6、

年度会议文件材料、记录、电话记录、收发文本

短期

7、

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员工档案

一人一档，随工作地点变动而动

二、

经营管理

1、

公司经营远、近期规划策略

永久

2、

中标工程招投标书、合同、协议及与之有关的法律性文本

永久

3、

合同工程工程量结算单（或确认书），工程款结算单

长期

工程款全部回收后销毁，仅留一总表永久存

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4、

公司经营管理规章制度

长期

5、

公司财务管理规章制度

长期

6、

单项工程成本分析

永久

7、

年度财务决算报告、报表

长期

8、

经营部门各种统计年报（或工程结束后报表）及综合分析材料、客户档案

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长期

9、

本年各项目及公司支付收入帐本、凭证、会计管理、资金流通、各种财务报表、帐簿

长期

10、

固定资产购置、报废、回收有关材料长期

三、

物资管理

物资包括设备和材料

1、

年度物资保有量表

短期

2、

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物资管理各项规章、制度

长期

采、用、存、保、处理

3、

设备维修、修理制度及计划

长期

4、

项目部设备清单

公司总部办公设备及其他设备清单

短期

短期

分项目部填

5、

设备档案

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长期

四、

工程、技术管理

1、

技术新规范、新标准、科技成果、技术引进、革新、合理化建议等科技管理

长期

2、

与本公司业务相关连的政府有关部门相关法律法规

长期

有效期内

3、

竣工验收文件（质量鉴定书、交工验收报告、交工验收证书、验收申请、批准文件等、竣工图、文件材料、施工总结或报告）

长期

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4、

设计、施工文件（审批的设计、变更设计及有关文件、技术交底、施工中重大技术的来往文件、会议记录等施工过程一切文件、工程质量自检报告，甲方或业主抽检资料、竣工质检资料

短期

款全部回收后

5、

施工各类原始记录（钻孔记录、机电运行记录、施工照片集和其他原始记录、施工日志、气象、其他音像资料

短期

款全部回收后

6、

各种材料清耗量表及其分析资料

长期

7、

与甲方或业主及政府有关部门联系、请示往来及批复件

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短期

8、

项目部人员动态

长期

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