档案管理省特级升级方案

为适应新形势下档案工作的发展，提高档案管理工作水平、规范档案管理，在省院档案部门指导和市院领导的指示下，我院成立机关档案工作领导小组,准备开展档案省特级管理先进单位晋升工作，结合我院工作实际，特制订实施方案如下：

升级目的和意义：为了促进我市检察机关档案信息化水平，提高档案查询、利用效率，增强档案保管的安全性，更好地服务检察事业大局。

升级主要内容：

一、建立档案管理网络体系

成立以办公室主任负责档案升级的统一协调工作，档案员具体负责组织实施我局档案升级达标工作的档案升级领导小组。确保档案升级工作有序进行。

二、档案整理范围1、文书档案

包括文件材料、收文、发文、总结、请示（报告）、政策法规性材料、重要会议材料等。

2000年前是按卷来整理的，按照问题、门类整理出来的档案每一本装订成册称为一卷，有《案卷目录》、《案卷文件目录》封皮、备考表、封底，三孔一线装订。2000年以后至今，按照《归档文件整理细则》，以件为单位进行装订扎线、分类、排列、编号、编目、装盒。

2、科技档案

办公楼、家属楼、宿舍楼等施工全过程，形成的项目书、设计、施工、监理、竣工等纸质材料以及建筑图纸。。按照国家规定的《基本建设项目档案资料管理规定》进行整理保管，并且编写总目录和分类目录。3、专业档案

包括诉讼档案和会计档案

诉讼档案按照年度+保管期限+部门来整理归档。部门顺序一般为公诉、侦监、民行、反贪、反渎。4、声像档案

包括照片档案、同步录音录像档案。分别编写目录及说明，并存放于防磁柜中。5、实物档案

实物档案包括各类奖项，荣誉证书、奖牌、奖杯、作废印章、字画等，把每年的获得的奖项牌匾，进行收集和编号，编号按照分类，各编各的流水号并且按照从高等级到底等级来排列，并编检索目录、编制标签（编号）。

三、文字材料的编写1、档案认证达标申报材料：（1）申请报告；（2）自查报告；

（3）《江西省机关档案规范化管理等级申报表》，一式三份。

2、制定各项制度（1）档案员岗位制度（2）立卷归档制度（3）档案统计制度（4）档案保管制度（5）档案保密制度（6）档案利用制度（7）库房管理制度3、《全宗卷》材料（1）全宗介绍类（2）整理类（3）收集类（4）鉴定类（5）保管类（6）利用类（7）统计类（8）新技术应用类4、编研材料

（1）专题材料（地方志、本院刊物）（2）大事记（3）会议简介（4）基础数字汇编5、管理验证材料

（1）成立档案领导小组文件（销毁、综合档案室文件

等）

（2）年度工作计划、总结（3）档案发展规划

（4）本院目标管理和岗位责任制（涉及档案工作其中占一条）

（6）对下属单位档案指导检查（下发文件、通知、信息、通报）

（7）档案保管、安全应急处置方案文件和信息应急方案文件

（8）编有5年档案卷件统计表（9）编有5年温湿度记录表（10）建立借阅利用登记簿（11）建立收进移出档案登记簿（12）建立利用效果登记簿

（13）编辑近10年本单位利用典型事例汇编（3—5个）四、硬件设施的整改

按照档案升级达标评分标准的要求对档案室、阅览室及荣誉室进行整改。

1、库房、阅览室、办公室做到三分开。

2、档案防护设施：档案框架、防盗门、灭火器、防虫药、温湿度计、防磁柜、吸尘器、去湿机、空调机、排气扇，达到有关部门关于档案室防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染的“十防”要求。

3、办公设施：照相机、摄像机、复印机、计算机、扫

描仪。

升级步骤：

一、成立档案升级达标领导小组，明确各小组成员任务分工，确保档案升级工作有序、高效进行。

二、确定扫描档案的数量和费用，联系扫描公司，签订扫描合同，在扫描之前将借出档案及时收回，未及时移交、归档的文件及时归档，然后对本单位档案进行扫描录入工作。

三、从本院档案的组织管理、业务建设、基础设施、开发利用四个方面进行对照评估检查，对缺少的文字材料进行补齐、对缺少的设备进行购置。

四、建立陈列室。陈列室应有从建院至今各种典型活动、人物照片，做成海报。

五、健全档案门类，会计档案、基建档案、照片档案也是档案升级考评内容。

六、各项工作完成之后，请当地档案局人员前来预检，对档案局方面发现和提出的问题进行认真整改，整改完成以后，向省院和省检察院提交升级申请。

升级时间：升级各项工作一般限制在半年以内，实际以各项工作进程为准。

升级过程中的几点要求：

1、要时刻紧绷保密意识之弦，对于外包扫描过程要做

好全程监控，与外包公司签署保密协定，做好扫描档案的交接核对工作，确保档案万无一失。

2、要加强与当地档案局的联系沟通，在升级过程多请他们前来指导。

3、要严格档案整理规范，本院的档案编号方案和分类大纲要和实际的档案整理编号一致。