企 业 标 准
Q/NCC0202-2008
记 录 控 制 程 序
受控状态：
2008-04-25发布 2008-05-01实施
南 京 南 化 建 设 有 限 公 司 发布
管理体系程序文件 Q/NCC0202-2008 编制部门：经理办 修订状态 0 1 目的和适用范围
记录控制程序 审 核：付远利 批 准：甘继荣 实施时间：2008年05月01日 1.1为证明建筑安装工程或公司管理体系运行是否符合规定要求,提供有效证据。 1.2本程序适用于公司与管理体系运行有关的所有记录。 2 相关文件
a) Q/NCC1603科学技术档案管理标准。 b) 国家、部、行业技术标准规范。 c) Q/NCC0201 文件资料和法律法规控制程序 3 职责
a) 公司经理办公室是记录归口管理部门，并负责记录的归档管理。
b) 项目管理部负责产品质量记录、HSE记录的管理及管理体系运行记录的管理。 c) 各职能部门、项目部负责记录控制的实施和相关记录的采集。 4 记录分类
4.1反映产品实体质量的记录。 4.2反映管理体系运行的记录。
4.3 外部相关方对公司管理体系运行、工程实体的要求、评价以及公司向相关方的报告、报表等。
5 记录表格的设计与采用
5.1 凡国家、部、行业对记录有规定表式的，按国家、部、行业规定的表式执行。 5.2 合同环境下，顾客有要求时，按顾客提供的表式执行。
5.3管理体系运行记录表式，由文件发布部门负责设计，主管部门审定，要求格式规范化、易读、易填。
5.4 根据《文件资料和法律法规控制程序》规定，各管理部门可以自行制定收发管理台账。 6 记录的标识
6.1管理体系运行记录表格应有统一的标识，标识由主管部门统一规定。
6.2选用国家、部、行业推荐的或顾客要求的记录表格，其标识仍用原标识，要有推荐部门代号，如无标识的由主管理部门制订标识，做到一个表一个标识。 6.3管理体系记录表格标识如下： JLB XXXX—XX
记录表格顺序号 程序文件号 记录表格代号
7 记录的填写
7.1在建工程的各种记录，由有关程序文件所规定的人员按相关要求进行填写、审批签字，并按规定上报有关单位和部门。
7.2所记录的内容要真实、及时、数据准确、项目完整、字迹清晰、不得随意涂改。填表人、审批人必须签名，若有涂改，应由责任人签字或盖章确认。 8 记录的收集和保管
8.1施工过程，项目部分管部门应明确专人负责工程质量记录的监督管理和收集，工程竣工后，
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管理体系程序文件 Q/NCC0202-2008 编制部门：经理办 修订状态 0 记录控制程序 审 核：付远利 批 准：甘继荣 实施时间：2008年05月01日 由项目部工程技术管理部门负责按合同、法规、公司Q/NCC1603《科学技术档案管理标准》等要求组织竣工资料所需要的工程记录的收集、分类和整理（包括来自工程分包方的记录），交付有关部门。工程项目管理体系运行记录由项目部主管职能部门负责收集、分类和整理，锅炉安装、压力容器现场组焊、压力管道安装、起重机械安装、35KV以上电气装置的安装相关的管理体系运行记录应按Q/NCC1603《科学技术档案管理标准》要求随工程竣工资料移交公司档案室。 8.2工程交付后，项目部应在工程交付一个月内，按公司Q/NCC1603《科学技术档案管理标准》，将整理好的竣工资料移交公司档案室进行编目和归档，移交时应填写“归档文件申请表”，双方签字认可。
8.3管理体系运行记录，由各职能部门指定专人收集和整理并建档，公司主管部门负责监督检查。
8.4 主管部门对过程记录应及时收集，妥善保管，防止记录的损坏或丢失。
8.5 施工期间的记录，公司内部部门间因工作需要查阅时，经部门领导批准可以在该部门查阅，如要借阅时，应办理借阅手续。顾客需要借阅时需经项目经理部主管领导批准（不包括按规定应提供给顾客的记录）。 9 记录的归档和查阅
9.1经理办公室负责记录的收集、整理、编目、保管等归档工作。
9.2归档记录编目按档案管理规定，对记录分门别类立卷，编制卷宗目录，以便提供使用。 9.3借阅、归档的记录，按公司档案管理规定办理。
9.4借阅人员不得在记录上任意修改或作其它任何标记，不得擅自涂改、污损、拆散或丢失。如有上述情况发生，应追究其责任。 10 记录的存贮
10.1经理办公室负责归档记录的保管工作，档案存贮环境要适宜，符合相关规定，以防记录变质和丢失，并便于存取和查阅。 10.2记录的保存期限和处置
10.2.1工程记录，按国档发（1998）7号《国营企业档案管理暂行规定》和Q/NCC1603科学技术档案管理标准确定档案的保存期。锅炉安装、压力容器现场组焊、压力管道安装、起重机械安装、35KV以上电气装置的安装相关的管理体系运行记录保存期一般为四年（必须大于换证复审周期）。
10.2.2内部审核报告、管理评审报告、第三方认证、审核资料（包括审核结论、不合格项的纠正和纠正措施制定、实施、验证等）由主管职能部门移交档案室，保存期限按档案管理规定。其它运行记录由主管部门保管，保存期一般为四年（必须大于一个复审周期）。
10.2.3超过保存期的记录，经记录主管部门确认后，对无参考价值的记录作销毁处置，仍有参考价值的由主管职能部门保存或归档保存。
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