商业性档案培训服务SWOT分析

2024-10-18 来源：威能网

档案与建设学术园地2020.2AcademicField栏目主持：陈思佳商业性档案培训服务SWOT分析*

孙大东彭登辉

（郑州大学信息管理学院，河南郑州，450001）

摘

要：随着档案行业的发展和市场经济的推动，商业性档案培训服务应运而

生，并逐渐展示出了强大的活力，这无疑为档案事业的发展提供了新思路、新动力、新方法。文章运用SWOT分析法，对商业性档案培训服务内部的优势、劣势以及外部的机会、威胁因素进行分析，进而提出了相应的发展思路和建议，以期推动商业性档案培训服务能够突破传统思想束缚、完善运营机制，使之成为档案事业发展的新增长点。

关键词：商业性；档案培训服务；SWOT分析法分类号：G271

SWOTAnalysisofCommercialArchivesTrainingService

SunDadong,PengDenghui

（SchoolofInformationManagementofZhengzhouUniversity,Zhengzhou,Henan,450001）Abstract：Withthedevelopmentofthearchivesindustryandthepromotionofthemarketeconomy,thecommercialarchivestrainingservicecameintobeingandgraduallyshowedastrongvitality,whichundoubtedlyprovidesnewideas,newpowerandnewmethodsforthedevelopmentofthearchivesindustry.Inthispaper,SWOTanalysismethodisusedtoanalyzetheinternaladvantagesanddisadvantages,externalopportunitiesandthreatsofcommercialarchivestrainingservices,andthenputforwardthecorrespondingdevelopmentideasandsuggestions,inordertopromotethecommercialarchivestrainingservicestobreakthroughtheshacklesoftraditionalideas,improvetheoperationmechanism,andmakeitanewgrowthpointofthedevelopmentofarchives.Keywords：Commercial;ArchivesTrainingService;SWOTAnalysis

1引言

随着信息时代的到来，信息技

术和信息素养逐渐成为档案从业人员必备的一种职业素养。然而，机构改革的深入和个人发展的需要，使得企事业单位、档案行政机构等提供的档案基础知识与技能培训已经无法满足从业人员的个性化需求，档案从业人员急需市场提供与档案事业发展相适应的理论与技能，即更加专业化、信息化、精准化的培训服务。在此背景下，2014年5月4日，国务院出台了《关于加强和改进新形势下档案工作

ARCHIVES&CONSTRUCTION

的意见》，规范并支持档案商业机构参与到档案事务中来，强调档案干部应加强继续教育，接受专业培训。一些商业性档案服务机构也以此为契机，在原有的档案寄存服务、数字化整理服务、档案咨询服务等业务之外，开展了档案培训服务，为档案事业发展提供了人才和智力支持。

在中国知网文献数据库中，笔者以“篇名”为检索项，以“商业”并含“档案培训”为检索词进行精确检索，检索时间为2020年2月7日，检索结果仅为1篇，即邢变变、杨慧文、彭登辉撰写的《商业性档案培

训服务研究——以“牡丹哥”档案

管理系列视频为例》一文。该文将商业性档案培训定义为“商业性档案服务机构、档案行政管理部门或高校档案学教师根据社会需求，为有关人员提供档案业务技能或档案知识等方面的培训，以达到盈利

［1］

的目的”，并将商业性档案培训的对象分为业务技能类客户、应试类客户以及档案创业类客户。笔者认为档案行政机构作为国家行政机关的组成部分，依照行政法是不能从事商业性活动的，其从事的档案培训工作是为了档案事业的长远发展组织的，其收取的费用应属于《中华人民共和国价格管理条例》中规定的行政事业性收费，即国家机关、事业单位等依照法律、行政法规、地方性法规等有关规定，在向公民、法人提供特定服务的过程中，按照成本补偿和非营利性原则向特定服务对象收取的费用，故而商业性档案培训服务不应包括档案行政部门所组织的培训。同时该文在商业性档案培训存在问题的分析上还稍有不足，缺乏理论深度。整体来看，当前国内对商业性档案培训的研究还较为薄弱，具有较大的探索空间。

SWOT分析法是通过对内外部环境态势进行分析，将与研究对象相关的内部优势、劣势以及外部机会、威胁因素通过调查列举出

Copyright©博看网 www.bookan.com.cn. All Rights Reserved.学术园地栏目主持：陈思佳AcademicField2020.2档案与建设来，用系统分析的思想优化组合，并在此基础上提供该研究对象发展思路与策略的社会调查方法，尤其适合分析企业发展模式。商业性档案培训服务作为一种社会新兴服务，发展迅速，逐渐得到社会的认可，但是毕竟处于起步阶段，仍存在不足和发展瓶颈。笔者拟借助SWOT分析法对商业性档案培训服务进行分析，并相应地提出发展思路和建议，以期为我国商业性档案培训服务的发展提供有益的借鉴与启示。

2商业性档案培训服务的SWOT因素分析

2.1优势因素（Strengths）（1）即时性强从总体来看，商业性档案培训的服务对象在接受培训之前已产生了强烈的需求，希望通过短期培训使自身能够快速地应对工作，解决现实问题。例如，新入职者迫切需要掌握实践技能以尽快投入到档案管理实践中，考证者需要快速掌握应试技巧获取资格证书以达到职称晋升的目的，创业类客户需要快速了解创办档案公司的条件和申办流程以实现尽早营业等。而商业性档案培训恰恰能够突破客户培训时间碎片化的限制来最大程度地满足客户的应急需求，其线下培训时间短、内容精炼，线上课程大多为提前录制好的视频，客户通过新媒体工具就可以实时接收，实现了培训服务和电子终端的无缝衔接。如郑州鼎新数码科技有限公司（即档案培训品牌“牡丹哥”）和档案哥王巍能够不局限于时间和地点，根据客户的需求随时随地通过网络或者面授的形式开展培训，甚至开展一对一培训，以帮助客户迅速掌握一定的应试能力或者实践技能。（2）针对性强

非商业性档案培训大多是由档案行政机构组织的，往往是通过邀请一些学界专家来教授一些基本理论、基本知识和基本技能，或者根据其个人研究专长，进行宏观的理论与实践指导，旨在提高档案从业人员的基础专业素养，缺乏针对性，对于创业类、考证类客户的培训诉求也未能给予重视，培训对象也是被动地接受相关内容，无法很好地将它们转化并应用到实际工作当中去。而比起非商业性的普及性培训，商业性档案培训更多的是一种小规模教育，培训内容小到装订、大到企业运营，能够直接解决用户的入职、考证及创业等问题。商业性档案培训师也大多拥有多年的一线工作经验，能够精准地了解到客户可能遇到的问题并给予针对性培训，摆脱了一定框架的束缚和纸上谈兵的弊端，极具实用性，更易受到培训对象的青睐。如2019年10月12日，为了提升公司档案管理水平，天瑞集团委托华能沁北电厂档案主管郭团卫副研究馆员对其集团进行了针对性调研，以此为集团量身定制了档案业务管理课程，大量采用情景式教学、讨论式教学、体验式教学，课程内容精炼、授课方式灵活多样，有效提高了培训对象的积极性，达到了快速提升实践技能的目的。

2.2劣势因素（Weaknesses）（1）过于追求短期效益

高校档案教育不仅设有专业的档案理论实践课程，还设有诸如图书馆学、信息情报科学等相关辅助课程，构建了一个完整的课程体系，使学生形成了系统性的知识储备。同样的，档案行政机构基于夯实档案工作人员专业基础的理念，侧重于基础知识、基础技能的培训和宏观思想的指导，对档案人员的长远发展和专业认知产生了系统

而深刻的影响。与之相比，商业性档案培训应急性强，培训时间短，培训对象水平参差不齐，接受培训的动机和需求存在着很大差异，受训后取得的效果自然也存在显著不同，不可避免地存在只是应付考试、应付升职的现象，部分学员在培训结束后知识体系依然薄弱，也未能真正掌握实践工作技能，达到提升专业素养的目的。而且对于追求利润的商业性档案服务机构来说，必然会尽可能地追求最少的投入与短期可见的最大效果，较易忽视后期培训跟踪反馈机制的建立与健全。

（2）队伍建设存在瓶颈首先，商业性档案培训从业人员的素质参差不齐。据毛荣统计，在当前的商业性档案服务机构当中，行业准入门槛较低，42%的员工为大专毕业，57%的从业人员所学专业与档案管理、计算机技术无关，71%的从业人员仅受过岗前操

［2］

作培训。这在一定程度上表明，相较于档案行政机构培训所邀请的学界理论专家，商业性档案培训从业人员往往非科班出身，虽然拥有较强的实践能力，但大多缺少系统的专业知识教育。其次，商业性档案培训队伍流动频繁，缺乏稳定的专职培训师队伍。一方面，因为目前商业性档案培训服务规模较小，企业效益有限，无法为档案培训师提供良好的工作保障条件；另一方面，与其他商业性培训机构相比，商业性档案培训机构缺乏有效的奖励机制，致使从业人员易于流［3］失。最后，当前商业性档案培训队伍结构并不合理，培训师专职化程度偏低，依赖于一线档案工作者和高校教师。

（3）培训体系发展不成熟其一，线上线下发展不平衡。

ARCHIVES&CONSTRUCTION

需要一定的视频处理技术和软件操作能力即可开展培训。反之线下培训则需要一定的经济能力、公共关系等条件，此外，客户地域的分散性、时间的碎片化也会带来不便，因此目前市场上的档案培训大多为线上培训，这种模式短期内确实会带来明显的效益，但是对于整体的档案培训事业来说显得短浅狭隘。其二，由于缺乏相应重视和行业规范，商业性档案培训一直未能建立起完整的培训体系，行业处于无序状态，没有制定出统一的、系统的行业标准和评估体系，忽视了不同层次和不同类别客户的培训需求，主观随意性较大。

2.3机会因素（Opportunities）（1）法律政策的支持

随着机构改革的不断深入，为了满足档案事业规范化、制度化、科学化的需要，国务院、国家档案局乃至各地方相关机构都在努力促使档案行政机构由微观管理向宏观管理的方向转变，积极探索档案事务的市场化、商业化，颁布了一系列相关法律和规章制度，明确鼓励商业性档案服务机构参与到档案事务管理活动中。如国务院出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求档案人员始终加强职业教育；国家档案局发布的《档案专业人员继续教育规定》指出档案部门可以委托具备相应条件的高等院校、科研院所、社会培训机构等开展继续教育活动；《河南档案管理条例》规定档案人员必须持证上岗，并要定期更新知识。这些法律法规为商业性档案培训服务的开展提供了强大的政策支持和保障。

（2）培训需求的急剧增长据统计，从2004年初到2019年9月，我国各级各类档案馆已经

ARCHIVES&CONSTRUCTION

从3982个增至4136个，档案从业

人员由89064人上升为127432［4］人。从这一数据可以看出，商业性档案培训服务的潜在客户明显增加，加之职称晋升的刚性需求，专业培训需求必将日益扩大。同时，从业人员对于培训质量的要求也远远大于对培训费用的接受程度，档案行政机构所组织的培训存在民意表达不畅通、缺乏回应和反馈、培训内容老套等问题，这也为商业性档案培训服务提供了广阔的市场与良好的机遇。

（3）先进技术、理念的引入当前商业性档案培训工作突破领域界限，与互联网和新媒体技术等理论、技术深度融合，极大地推动了培训服务的专业化与优质化。在技术设备层面，电子计算机、移动手机等先进设备和自媒体平台的广泛应用，为信息时代下的商业性档案培训服务营造了一个良好的数字化环境，提供了可靠的传播平台与技术支持，更为培训对象带来了良好的感官体验。在知识理论层面，管理学、教育学、经济学、传播学等学科理论的引入和融合力度也在不断加大，很大程度上丰富了商业性档案培训的内容与形式，推动了商业性档案培训的长

表1

足发展。

2.4威胁因素（Threats）（1）培训对象思想束缚首先，商业性档案培训尚处于发展的初级阶段，培训主体大多是私人企业，受传统“官本位”文化的影响，整体缺乏系统性管理，社会认可度较低，未能得到培训对象的普遍认可，也未能与档案行政机构展开充分合作，建立起权威的档案职业资格认证考试制度等。其次，档案从业人员依然没有摆脱历史传统的思想束缚，没有认识到档案工作的重要性，对档案和档案事业印象刻板，缺乏职业自豪感、职业认同感和专业进取心，极大地影响了商业性档案培训事业的发展。

（2）技术融合有待加强

信息时代各种技术手段层出不穷，给商业性档案培训服务带来了良好的软硬件条件，但是目前档案信息资源和微信平台、抖音等自媒体的融合度还差强人意，VR技术、H5技术等先进技术还未能得到充分运用。同时由于互联网技术的开放性和流通性，加之人员、资金、技术有限，商业性档案培训机构尚未开发出稳定、安全、科学计费的视频综合管理系统，培训视频的知识产权难以得到保障，开发成

商业性档案培训服务的SWOT策略

优势（Strengths）

劣势（Weaknesses）过于追求短期效益

队伍建设存在瓶颈培训体系发展不成熟劣势——机会（WO）

商业性

档案培训服务

即时性强针对性强优势——机会（SO）

机会（Opportunities）

法律政策的支持借助新媒体，提升培训质量

加强借鉴，完善运营机制

培训需求的急剧增长提供个性化服务，建立培训

线上线下，双管齐下

先进技术、理念的引入课程库

威胁（Threats）培训对象思想束缚技术融合有待加强

优势——威胁（ST）建立行业资格考核制度重视宣传，增强吸引力

劣势——威胁（WT）优化人才队伍建设

3商业性档案培训服务的发展策略

3.1优势——机会（SO）策略（1）借助新媒体，提升培训质量

商业性档案培训应紧跟时代步伐，利用新媒体的强大优势带动自身发展。一方面，可以借助专业录制设备和新媒体技术增强课程的感染力，提高网课的制作水平，研发科学的课程管理系统来保障远程培训的收益，使培训课件通过网站密钥进行传输；另一方面，可以利用抖音、微信、贴吧等新媒体传播速度快、用户范围分布广、形式多样、互动性强的特点，开发出相应的特色产品，提升客户满意度。例如，档案微信公众号“CHN档案管理培训”开设了人事档案管理、档案保护与安防、民生档案管理等诸多模块，积极引导培训对象去选择自己需要的课程，在为客户带来便利的同时提高了培训的效率。

（2）提供个性化服务，建立培训课程库

为使培训工作不流于形式，保证培训的质量和客源，需要商业性档案培训机构为客户提供个性化服务。第一，为热门行业提供定制服务，即根据行业的不同需要因材施教，建立行业培训资源数据库。如建立金融档案管理课程库、房地产档案管理课程库、信息产业档案管理课程库等，这些培训课程的需求量较大，潜在客户众多，可成为开拓商业性档案培训市场的一个重要突破口。第二，建立培训反馈机制，进行跟踪教育。课程的结束并不意味着培训工作的结束，商业性档案培训机构应继续跟踪教育，观察培

训后期效果，及时地根据客户的反馈对培训方式、内容做出合理调整，以此获得客户的信赖与支持。

3.2优势——威胁（ST）策略（1）建立行业资格考核制度其一，为了实现档案培训市场的长远发展，可成立相应的商业性档案培训协会进行统一管理与协调，在档案行政机构的指导下制定统一规范的准入标准、培训内容和颁发统一的资格证书，建立完善的资格审查、监管、评估体系，推进商业性档案培训服务的有序发展，解决当前我国商业性档案培训良莠不齐、无序混乱的状况。其二，建立档案培训师资格认证制度，提高培训师的身份认同感和社会地位，这将大大激发从业人员的积极性、工作热情与专业认同感，同时也有助于提高产出和稳定队伍。其三，商业性档案培训机构应寻求与档案行政机构合作，在官方网站链接培训课程，方便客户付费观看，并对培训时长达标的客户颁发合格证书。为此，档案行政机构应简政放权，在规范化、系统化的问题上尽可能地提供帮助与政策便利，积极为商业性档案培训提供政策支持。

（2）重视宣传，增强吸引力商业性档案培训服务应加大宣传力度，并利用新媒介、借助客户口碑进行二次传播，制造品牌效应，巩固与行动客户的业务来往、刺激知晓客户的消费行为、引导潜在客户的消费意识、指引非培训客户对商业性档案培训的了解与认识。以“牡丹哥”档案培训视频为例：2017年，郑州鼎新公司顺应新媒体潮流，除了利用微信平台、电话营销以外，还在抖音APP上推出了档案培训微视频，冠之以“牡丹哥”商标，制定了“档案管理就是牡丹哥”等朗朗上口的口号，并在高校免费开展讲座，逐渐获得了客户

的好感和认同，带动了一大批人成为“意见领袖”，使客户愿意去了解、信任、使用其产品，并主动地、有意或无意地为其进行二次传播。

3.3劣势——机会（WO）策略（1）加强借鉴，完善运营机制随着近年来读研考证热度的持续走高，文都考研、新东方教育等相应的考试辅导机构纷纷涌现，发展迅速，已具有良好的品牌效应和市场口碑，它们以英语精品课程作为主干力量突破了市场，而后带动了考研培训、出国资讯、教育研发等其他业务的发展，逐步建立起了完善的教学管理体系和完整的产业链。这极大地促进了培训市场商业化的进程，也为商业性档案培训开辟了一条可供借鉴的发展之路。其一，在管理体系上，商业性档案培训机构应建立配套的教学管理系统、评估体系、反馈体系，对学员、培训师及课程分别进行管理，实时把握教学进度与机构运营状态，使其制度化、规范化。其二，在内容体系上，应由培训师对培训知识深入研究，打造完整的知识体系和设计对应的教材，弥补当前档案培训内容尚未系统化、知识结构零散化的不足。其三，可以着重打造一些高质量的示范性课程作为自己的核心品牌，开设名师讲堂，赢得客户信赖。

（2）线上线下，双管齐下

当前我国商业性档案培训服务大多是通过微信、网站等网络平台进行的，线下培训服务发展不健全，且单靠网络市场是无法真正把企业做大做强的，因此需要线上线下相结合，均衡发展。商业性档案培训服务机构可以将线上网课与实地面授相结合，并采用线下培训、线上答疑的新模式，这样既可以突破空间的限制，（下转第44页）

ARCHIVES&CONSTRUCTION

现借助人工智能开展档案编研的具体实例，还有一些机密文件与档案的提供利用，也只能由档案管理人员根据实际状况进行灵活判

定。因此技术不能完全取代档案管理人员的位置，技术变革对档案管理人员的素养提出了更高的要求。档案管理人员应该在这一方面有清晰的认识，不断提高自身素养，在档案管理工作中充分发挥主观能动性。

注释与参考文献

［1］国务院关于印发新一代人工智能发展规划的通知（国发〔2017〕35号）_政府信息公开专栏［EB/OL］.［2019-12-07］.http://www.gov.cn/zhengce/content/2017-07/20/content_5211996.htm?from=timeline&isappinstalled=0.

［2］德勤：2019全球人工智能发展白皮书-Useit知识库［EB/OL］.［2019-12-07］.https://www.useit.com.cn/thread-24766-1-1.html.

［3］［4］刘珂.人工智能在档案管理中的应用探析［J］.兰台世界,2019（2）:19-23+12.

［5］沙洲.人工智能在档案工作中的应用研究［J］.档案与建设,2018（2）:36-39.

［6］［9］［14］RolanG,HumphriesG,JeffreyL,etal.Morehu-manthanhuman?Artificialintelligenceinthearchive［J］.Ar-chivesandManuscripts,2019（2）:179-203.［7］中华人民共和国国家档案局.高校联手企业力推人工智能应用档案管理研究［EB/OL］.［2020-02-09］.http://www.saac.gov.cn/daj/dfdt/201909/d147e4cb3ad7454489f06b2c74404c03.shtml.

［8］［13］InCodiceRatio:OCRofHandwrittenLatinDocu-mentsusingDeepConvolutionalNetworks（PDF）［EB/OL］.

［2019-12-07］.https://www.researchgate.net/publication/322096820

_In_Codice_Ratio_OCR_of_Handwritten_Latin_Documents_us-ing_Deep_Convolutional_Networks.

［10］［15］SchneideJ,AdamsC,DeBaucheS,etal.Apprais-ing,processing,andprovidingaccesstoemailincontemporarylit-eraryarchives［J］.ArchivesandManuscripts,2019（3）:305-326.［11］陈亮.人工智能技术在智慧档案馆建设中的应用初探——以太仓市档案馆为例［J］.档案与建设,2016（7）:80-82.

［12］陈会明,史爱丽,王宁,金文光.人工智能在档案工作中的应用实践与挑战——以北京市市场监督管理局为例［J］.档案与建设,2019（7）:53-56.

［16］沈牡丹,范智新.人工智能时代档案工作如何寻求新发展［J］.兰台世界,2018（5）:77-79.

［17］李子林,熊文景.人工智能对档案管理的影响及发展建议［J］.档案与建设,2019（6）:10-13+9.

［18］冯永光,张海婷.人工智能时代档案工作者角色的新探索［J］.潍坊工程职业学院学报,2019（1）:107-108.

［19］张会超.人工智能与档案管理论析［J］.兰台世界,2019（2）:13-18+12.

（上接第21页）

使培训师能够掌控整个培训过程职业素养的培训，使培训师能够及构，进行专业化梯度分工，使团队中学员的学习状态，与学员直接交时掌握档案工作的新发展、新变分工明确、各司其职，又有序协流，及时发现问题并给予针对性解化、新特点，并运用到培训教学调。此外，还可以适当吸收一些高决方案，又能够保证线上线下市场中。同时应建立配套的奖励、激励校和一线档案工作者，以兼职聘用的平衡性，满足不同客户的需求。机制，稳定骨干人员队伍，打造一的方式来加强团队实力。此外，商业性档案培训机构应转移支团结稳定、德才兼备、技术过硬*本文系2018年国家社科基金目光，积极开拓基层市场，解决基的培训团队。其二，构造纺锤形的青年项目“创新扩散理论视阈下档层档案部门专业理念、技术匮乏的人才队伍结构，即管理人员少、技案信息资源自媒体传播研究”（项目困境，牢牢把握住这一稳定、广大术骨干多、后勤人员少的梯度结编号：18CTQ036）阶段性研究成果。的客源，实现自身的长足发展。

注释与参考文献3.4劣势——威胁（WT）策略

培训师的专业素养直接影响［1］邢变变,杨慧文,彭登辉.商业性档案培训服务研究——以“牡丹哥”档案管理系着培训质量，商业性档案培训机构列视频为例［J］.中国档案研究，2018（2）:266-279.应努力优化人才队伍建设，重点提［2］毛荣.我国商业性档案机构发展障碍研究［D］.沈阳：辽宁大学，2015：30-32.

［3］何艳平.浅谈信息时代档案中介服务的现状与发展路径［J］.办公室业务，2018高培训师的综合素质、专业水平和

:115-116.教学能力。其一，商业性档案培训（12）［4］国家档案局政策法规研究司.2018年度全国档案行政管理部门和档案馆基本机构应提供专业进修、学术讨论、

［EB/OL］［.2020-01-26］.http://www.saac.gov.cn/daj/zhdt/lmlist.shtml.参观学习等机会，及时对档案培训情况摘要［5］王玉燕.切实加强新形势下的档案培训工作［J］.浙江档案，2012（7）:62.

师进行专业知识、互联网技术以及

ARCHIVES&CONSTRUCTION

因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容

查看全文

全部栏目

商业性档案培训服务SWOT分析