创艺文化会务接待流程手册
一、会务工作总体思路
（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。
（二）责任到人：每项任务均有专人负责。
（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。 （四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。 二、会前准备 （一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。
2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。
3.后勤保障小组：负责会议的会场、餐饮、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。 （二）明确会议概况
1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容： （1）会议主题 （2）级别与规模
（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）
（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）
（三）下发会议通知、登记来宾名单
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1.责任人：文秘材料小组。
2.责任：在落实以上各项工作后，起草邀请函内容应包括： （1）主题 （2）参与人员 （3）时间安排 （4）地点与联系电话
（5）会务组联系人与联系电话 （6）有关事项
3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议来宾登记表》制作会议名册。登记内容应包括： （1）单位 （2）姓名 （3）职务 （4）性别 （5）民族
（6）到达航班与到达时间
登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待明细》。 （五）准备会议材料、用品 1.责任人：两组分工协作。
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2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括： （1）嘉宾名单（附房间号）
（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等
3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：
（1）现场LED欢迎词 （2）企业相关资料文件
（3）花卉、水果及方便食品（可由酒店准备，或自行购置、分发）
（8）药箱（备常用药品） （六）餐饮安排
1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作： （1）就餐人数 （2）餐品选定 （3）烟、酒水准备 （4）车辆安排 （七）会场安排
1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：与酒店紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作：
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主会场吉林厅布置
（座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、舞台设计）
（八）游览活动安排
盛典次日安排贵宾游览北大壶开发区滑雪。 1. 制定来宾名单，不参与游览的来宾安排返程。 2. 来宾御寒准备，预备好滑雪服装手套等 （九）房间安排
1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：在确定了来宾名单之后，即在酒店订房、安排房间，包括：房间内水果、矿泉水、vip鲜花等摆放。 三、会中服务 （一）接机
1．统计来宾名单及航班到达时间，安排豪华大巴接送 （二）签到
1.在正式报到前日，应完成以下工作：
（1）将分装好相关的文件袋（如手册）放至酒店客房 （2）统一领取来宾房间门卡 （3）花卉、水果等分发到各房间 2.签到工作包括以下环节： （1）设置酒店门厅LED欢迎牌
（2）在酒店门厅设置签到处、专人负责签到
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（3）确认返程日期及票务服务 四、会后收尾 （一）退房、送站 （二）纪念品的发放
五、时间推进表（时间暂定）
日期 时间 11月2日-4日 11月8日 11月10日-18日 11月19日 11 月 20 日 10：00 13：00 全天 全天 17：30 07：00 9：30 10：30 内 容 方案沟通 方案确定成立筹备小组 物料时间统筹安排 与会人员资料核对 客房预定 主会场布置、贵宾客房布置 接机，来宾入住 来宾晚餐 早 餐 瑞丰保险经纪有限公司开业盛典 答谢午宴 责 任 人 11 月 21 日 12：00 部分来宾返程，大巴车送机、退房 14：00 17：30 11 月 22 日 07：00 08：30 来宾休息，活动方通知22日行程 晚 餐 早 餐 驱车前往北大壶滑雪场 --
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11：30 15：30 17：30 07：00 晚 餐 早 餐 全部来宾返程、退房 午 餐 驱车返回酒店（部分来宾返程，派车送机）
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