办公室公文写作技巧及范例大全

办公室公文写作技巧及范例大全

学习公文写作指提高谋篇布局、遣词造句的能力本文主要来看看办公室公文写作技巧及范例

如何规范公文写作的语言【1】

1抓住本质表述准确

1.1尊重客观事实

公文是各级开展各项工作的重要依据所以在写作过程中所涉及的实例必须以实际的情况为依据不能有任何的夸大或缩小更不能歪曲和捏造事实

试想如果上行文请示情况不上级一旦发现以后要再请求上级解决或批准事项就较为困难

如果下行文通报情况不实下级一旦知道很容易挫伤部属的工作积极性和主动性不利于各项工作的开展

1.2语言表达准确

公文要求运用最准确、最精炼的语言来表达发文机关的真正意图

只有将发文机关的真正意图如实地传达才能顺利地贯彻执行或及时得到批复

公文一旦出现不准确、含糊、混乱发文机关的意图就不能很好地为受文者所理解从而在依照办理公务时就会消耗更多的人力和物力而上级在根据获取的有关信息也可能会做出错误的决策

要做到公文的语言表达准确应从以下三个方面着手：

一是用词精确无误

如果要表明某一事物的属性只有一个最恰当的名词;要描写它的发展只有一个最准确的动词;要形容它的状态只有一个最贴切的形容词

这话可能并不完全适用于文学创作但是对于公文写作要求倒是非常切合的

公文写作必须在选词用语上下功夫

辟如拟写通知对下级提要求时有“遵照”、“按照”、“参照”等词它们所表达的轻重程度是不一样的

同为结果则有“后果”、“成果”、“结果”、“效果”但它们所表示出来的含义却褒贬不一;“光荣”、“荣誉”、“殊荣”意义相近用法显然不同

在政府的政策法规性公文中更是要狠下功夫逐字逐句都要仔细斟酌务必做到确切无懈可击不然因一字或一词之误导致公文某一关键点含混不清或可作歧义解释则具体执行者对文件精神吃不透把握不定或各人按自己理解实施结果一个政策多种抓落实各单位都有自己的版本则可能为祸之烈猛过于虎了

二是造句合乎规范

其中包括造句合乎现代汉语普通话的语法规范以及符合事物的发展规律两方面

否则就会令人费解不知所云贻误工作

如某武警总队向其总部写了一份报告标题为“参与‘12·8’劫持人质事件的情况报告”此标题意为武警官兵去劫持人质了并且还公然地向上级报告这显然有违武警的职责使命

这是由于语句不完整造成的缺少了关键词“处置”二字

正确的应该是“关于参与处置‘12·8’劫持人质事件的情况报告”

公文语言中应以典型的书面语为主

公文代机关立言的性质决定了公文语言应当使用规范的书面语言尽量避免口语忌方言土语因为方言土语不具备通识性、共用性会妨碍公文信息的准确传达和交流容易导致误解甚至错误同时也严重影响了公文的庄重严肃

三是用字要防错数字要精确

在中国近代史上曾有这样一个的故事：1930年蒋介石、阎锡山、冯玉祥混战中原冯、阎拟联合阀蒋准备在河南沁阳会师

冯玉祥部下一参谋在起草作战命令时误将“沁阳”写成“泌阳”而在河南镜内恰巧有一“泌阳”

导致冯军误入了泌阳错失有利时机致使联合作战以失败告终

史称“败在一撇的战争”

因此我们在公文写作时必须做到小心谨慎尽可能避免此类疏忽错漏的现象

2删繁就简善于概括

2.1内容精要不冗赘

具体要求为结构严谨布局合理不搞前后呼应也不随意穿插

当公文主旨确定之后要抓住其主要事实主要矛盾

绝不可不分轻重主次平均着墨甚至本末倒置

每一份公文要解决什么问题必须先确立一个中心然后围绕这个中心去组织材料

除综合性报告外其它文种一般都是“一文一事”特别是请示在行文规则中明确规定：“请示必须一文一事”

这样既便于承办又便于立档归案有效地缩短行文篇幅

如若一文数事极有可能形成“多中心”受文者难以领会进而影响行文目的

2.2语言简明不虚饰

具体从以下三方面考虑：一是通过概括、简称来达到文字精练

这需要我们平时练字练句通过多读、多写、多改、善悟等逐步提高

二是适当使用单音节的文言词达到文字简洁

为了使自己的公文显得简洁、精练常使用一些单音节文言词

如“望、希、按、拟、须、悉、兹、系”等等长期以来保持着丰富的表现力其中不少还完全融入了现代汉语中适当使用这些文言词可以使语意贯通文句自然妥帖而又精练

三是注意使用习惯用语达到文字简约

公文写作中长期以来形成了一套常用的事务性词语如某些文言词语、特定用语等这些词语结构较稳定位置较固定使用较规范人们称为习惯用语

如开端用语：为、为了、据、根据、由于、鉴于、兹、兹定于等;如表态用语：同意、准予、照办、执行、不宜等等恰当地运用习惯用语可使公文结构紧凑过渡自然文字简洁准确地表现发文机关与受文单位的关系

2.3善于运用数字图表适当采用缩略语

在公文写作中有些用文字描述太过繁冗的事物特征介绍倘若能列举数字进行说明则不仅能让受文者更容易了解表述内容还能让行文简洁凝练说服力强

图表显示内容集中、条理分明也能让人一目了然

缩略语是语意的高度概括和浓缩含义明确使用相对规范

在长期的使用过程中表现出了强大的生命力

例如“三个代表”、“四项基本原则”、“两个确保”这些既概括精炼为大家所熟知便于记忆又能避免徒增笔墨浪费篇幅

3平实质朴谨慎修辞

3.1避“虚”就“实”不溢美

制发公文的主要目的是用来指导工作或是为处理相关问题提供依据

其所承载的内容一般关系到具体工作或政策法规因此其行文无需追求跌宕起伏只要简洁明了、通俗易懂能使受文者尽快理解

否则就会失去原有的本色信息严重的甚至延误工作

因此在公文写作中以叙述、说明、夹叙夹议为主要表达方式尽可能避免描绘性语言行文要用平实的语言直述事实和讲清道理

做到朴实无华而不崇尚辞藻华丽严肃得体而不虚夸矫情语气平稳而不大起大落始终保持不含不隐不张不扬客观冷静平铺直叙的风格

3.2慎用修辞不造作

公文写作语言从修辞手法上讲以消极修辞为主少用或不用积极修辞

消极修辞是指以明确、通顺、平匀、稳密为标准的语言调整

比如排比、对比、对偶、引用、设问、借喻

积极修辞是为追求形象、生动、新鲜、活泼的表达效果而对语言作出的积极修饰

比如夸张、拟人、双关、通感、象征、渲染等等

这些积极修辞的手法在公文中很少使用因为公文是以处理公务为目的的讲求办事效率

因此在语言上不讲求外在的形式美而是追求明确、简洁、通顺、朴实而庄重的修辞效果修饰的重点放在词语的运用和句式的调整上

3.3引经据典不过滥

在公文写作过程中一些人喜欢引经据典地说明问题、阐述主张这在一定条件下是允许的有时可以增强语言的表达效果

但是过多则会给人一种卖弄文采的感觉往往达不到应有的效果

一般说来引经据典只适合于领导讲话稿、调查报告等事务性文书

在通用公文中要尽量避免引经据典尤其是那些态度严肃的文种如请示、命令、通告、

批复等是绝对不能使用的

4庄重得体规范严谨

4.1注意措辞得体

措辞要得体就是指用语要与所写的公文文种体例相符

颁布政府法令应庄重严肃报喜祝捷要热烈欢快批驳错误观点要有理有力提出希望要求应平和委婉等

报请性公文用语要谦恭讲究礼貌以表示下级对上级的尊重;命令体公文其用语则必须斩钉截铁毫不含混避免出现模棱两可的毛病

4.2准确选用文种行文

行政公文文种多达十三种而不同的文种的使用时机是不一样的

特别要注意区分有相似点的两种不同文种

如函与请示都具有请求对方帮助解决事项之义但二者的行文方向不同请示是上行文函是平行文

所以选取文种一定要以制度为依据公文写作工作绝对不允许随心所欲的什么情况应该用什么文种都应该根据制度来定夺

如果不明白就应该去找依据、查制度

只有行文者严格按照制度进行公文的撰写才能组织规范的行文语言才能写出切合制度要求的公文

4.3使用规范化的公文专用语

公文在长期用于处理公务活动过程中逐渐形成了一些相对固定和规范的公文专用语

表态用语：如“同意、准予、禁止、切勿、务必”等;引述用语：如“最近(近期、近段时间以来)、根据(依据)、为了(为)”等;结尾用语：“特此函告、当否请批示、以上事项呈请上级批准”等

这些专用语言简意赅简洁明了使用位置相对固定便于传达公务中的相关事宜容易为人们所领会便于受文者理解接受具有较强的生命力在公文语言的运用中起着重要的作用

恰如其分地运用这些公文专用语更能显示出公文的庄重得体规范严谨

作为一名合格的公文写作者要想使自己熟练掌握公文写作的一般技巧就需要自己在平时的公文写作中多多观察留心各大机关所印发的文件、材料揣摩其中的语句使用平时注重积累其中的规范用语全面、细致地理解和掌握公文写作的一般要求

对于规范和要求极为严格的公文写作主要的学习和掌握方法就是多看多写在从事公文写作的初期可以尝试着模仿就像练习书法初期的临摹一样必须要对照着现有的规范然后在实际写作中不断规范自己的公文从而锻炼和提升自己的公文写作水平

办公室公文写作范例【2】

关于鄂穗两地携手联合打捞中山舰的函

湖北省人民政府:

现沉于长江金口赤矾山江底的中山舰是中国现代革命史上的重要历史文物尽快将其打捞、修复和陈列展览是海内外同胞的共同心声

中山舰是重要的革命历史文物

该舰192喀年参加保卫大武汉会战时被日军炸沉

尽快打捞中山舰使其重展英姿是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举

这对于充实完善中国现代革命史文物并重现其历史价值加强爱国主义教育和革命传统教育增强整个中华民族的凝聚力和向心力改善两岸关系促进台湾回归祖国大业的早日实现都具有重要的意义和作用

由于中山舰在广州的时间长达21年且围绕中山舰的几次主要历史事件都发生在广州