知识经济的悄然崛起，使信息的重要性日益凸现，信息资源已成为物业服务中不可缺少的组成部份。在【****】项目的档案建立与管理中，我们将采用先进的计算机网络技术，对档案进行集中有序、标准规范的管理，配合先进的资料检索软件以达到信息共享、合理利用的目的，同时，我们在信息资料收集中将广开渠道，对【****】项目内所有物业项目从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件都建立起相应的管理档案，有效保证物业服务的质量，提升物业服务的整体水平。为此，我们建立了一整套从档案收集、分类、归档、使用到销毁的管理制度，以保证档案管理满足物业服务的需要。
12.2.1 档案建立及管理总体流程
A. 资料的收集
我们在【****】项目管理处将设立专门的档案柜，并设专人负责管理。在资料收集时应保证内容的丰富及渠道的广泛。按照档案的不同类别，我们将在日常管理中建立和收集交接验收资料、工程图纸、业主档案、维修档案、巡视记录、运行档案、投诉与处理以及其它管理与服务活动记录及档案，并将档案的收集形成制度化。
B. 资料的整理和分类
在收集到原始资料后，统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录，修补破损的文档，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、易于检索。
C. 资料的归档管理
a. 对于分类整理好的信息资料进行分类保存即为归档。在【****】项目的档案管理中我们将实行原始文字资料和电脑档案双轨制，并采用先进的思源客户档案管理
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软件对客户基本资料、房屋管理、设备设施管理、客户投诉、客户维修等方面档案进行网络化管理，确保储存及查阅方式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。
b. 对客户和管理处利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。
c. 档案管理员将编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存。
d. 为保证档案的安全和完善，档案资料应配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室应避免无关人员任意打开，钥匙交由档案管理员专门保管。
D. 档案的使用
利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。内部员工可通过管理处内部局域网，对文件档案按授权范围查阅。客户、公司总部可通过Internet与管理处联网，对管理处的相关资料进行查询。对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。
E. 档案的销毁
根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。 ➢ 管理运行档案目录
DA－01 工程规划及验收 1.1 开发商营业执照
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1.2 投资商营业执照
1.3 施工单位营业执照及承建资格证书 1.4 工程施工合同 1.5 单位工程开工报告 1.6 单位工程竣工报告
1.7 施工组织设计（方案）报审表、目录 1.8 室外工程施工组织设计 1.9 图纸会审目录
1.10 市政工程有关检查验收记录 1.16 征地使用手续
1.17 建筑工程竣工验收证书 1.18 工程竣工核验证书 1.19 环保验收说明书 1.20 工程消防验收意见书
1.21 房屋及公用设施等竣工和接管验收交
接表
1.22 建筑、结构、给排水、电气等竣工图目
1.11 项目规划证明 1.12 项目红线图
1.23 1.13 建筑工程规划许可证 1.24 1.14 单位工程施工许可证 1.251.15 投资许可证 DA－02 物业服务机构 2.1 物业服务公司简介 2.8 2.2 物业服务公司资质证书 2.9 2.3 物业服务公司管理体系文件目录 2.10 2.4 物业服务公司企业法人营业执照 2.11 2.5 物业服务公司税务登记证 2.12 2.6 经营服务性收费许可证
2.13 2.7 物业服务公司质量管理组织架构图 2.14 DA－03 公众管理制度 3.1 【****】项目服务指引 3.9 3.2 【****】项目精神文明建设公约 3.10 3.3 【****】项目房屋管理规定 3.11 3.4 【****】项目服务承诺
3.12 3.5 【****】项目防火与防风管理规定 3.13 3.6 【****】项目治安管理规定
3.14 3.7 【****】项目停车场管理规定 3.15 3.8 【****】项目摩托车、自行车保管规 定 3.16 DA－04 设施设备管理 4.1 设备分类及代码 4.6 4.2 设施清单 4.7 4.3 设备清单 4.8 4.4 设备台帐 4.9 4.5 设备年检修计划表 DA－05 客户资料5.1 客户登记表 5.4 5.2 客户收楼验收记录 5.5 5.3 客户身份证复印件
5.6 3
录、文字资料
房屋质量保证书 房屋使用说明书
房屋及共用设施等竣工和接管验收交
接表 物业服务公司章程 物业服务公司企业理念 【****】项目管理处机构图 【****】项目管理处简介 【****】项目管理用房手续 北京市经营服务性收费许可证 物业服务合同
【****】项目服务费收取管理规定 【****】项目财务公开监督制度 【****】项目卫生管理规定 【****】项目园林管理规定 【****】项目水、电管理规定 【****】项目公共设施管理规定 【****】项目来访管理规定 【****】项目电梯管理规定
设备保养计划表
测量器具及仪表鉴定计划表 闭路监控系统保养检查记录 避雷系统保养记录
委托银行代收款合同书 房屋配套设施权属清册 客户投诉受理登记表
5.7 客户请修登记表 5.8 派工单 5.9 客户回访记录表 5.10 客户意见征询表 DA－06 智能化管理
6.1 应用计算机开展物业服务工作情况简介 5.11 二次装修申请表 5.12 停车位申请表
5.13 房屋零修率、回访率统计表
6.6 电子巡更系统操作手册 6.2 消防监控系统操作手册 6.3 红外周界报警系统操作手册 6.4 闭路监控秩序维护系统操作手册 6.5 背景音乐系统操作手册 DA－07 房屋管理及维修养护 7.1 CI导入执行规范报告 7.2 企业形象识别系统 7.3 整体规划建议报告书 7.4 VIS执行手册纲要 7.5 VI执行手册设计合同书 7.6 标识名称及设计制作一览表 7.7 社区区平面示意图 DA－08 给排水系统 8.1 卫生许可证 8.2 清洗消毒许可证
8.3 维修企业技术资格等级证书 8.4 清洗消毒合同 8.5 清洗消毒合格证 8.6 操作人员健康合格证
8.7 水池(箱)清洗消毒工作时间安排表 供配电系统
8.15 配电设备巡视记录表 8.16 低压配电柜保养记录表 8.17 低配电柜运行巡视记录表 电梯系统 8.18 电梯分包方营业执照 8.19 电梯维修保养安全认可证 8.20 电梯维修保养合同 8.21
电梯故障困人救援法
6.7 物料管理软件使用说明 6.8 人力资源管理软件使用说明 6.9 客户管理软件使用说明 6.10 远程办公自动化系统
7.8 路标、栋、楼层号、门号（照片）7.10 公共设施周巡查记录 7.11 房屋完好等级评定表 7.12 二次装修汇总表 7.13 商业网点统计表 7.14 户外广告安装审批验收表 7.15 房屋外观图片资料
8.8 水箱、水池清洗清单 8.9 清洗消毒记录 8.10 水箱、水池清洗加药记录 8.11 卫生检测结果报告 8.12 水泵保养记录 8.13 停水应急方案 8.14
停水通知(样本)
8.15 控制柜保养记录表 8.16 供用电合同 8.17
用电许可证
8.22 电梯移交手续
8.23 层门开锁钥匙安全使用守则 8.24 电梯安装工程移交证明 8.25
电梯移交验收备忘录
4
8.26 8.27 8.28 8.29
电梯电气原理图元件新旧代码对照表 电梯保养报告书 电梯准用证
电梯年检抽样检验通知单
8.30 8.31 8.32
年检电梯明细表 整改通知单 电梯月检查评分表
DA－09 秩序维护管理 9.1 秩序员系统组织机构图 9.8 岗位设置一览表 9.2 紧急集合方案 9.3 对讲机代码一览表 9.4 秩序员值班记录 9.5 来访登记表 9.6 突发事件处理单 9.7 巡逻路线、时间安排表 DA－10 消防管理 10.1 消防组织机构图 10.2 消防系统流程图 10.3 管理处火警处理程序图 10.4 管理处火灾处理程序图 10.5 灭火应急方案 10.6 消防控制中心值班记录 DA－11 环境管理 11.1 环卫设施一览表 11.2 保洁系统组织机构图 11.3 保洁服务每月检查表 11.4 保洁每周抽检表 11.5 保洁服务班检表 11.6 保洁责任区划分表 DA－12 社区文化 12.1 精神文明建设公约 12.2 社区文化活动计划 DA－13 财务收费管理 13.1 滞纳金收费标准 13.2 拖欠费用催缴办法
13.3 委托银行代收款合同书(样本) 13.4 委托银行代收款凭证 13.5 收费情况统计表 13.6 预算执行报表 13.7 财务收支报表
9.9 9.10 9.11 9.12 9.13 9.14
10.7 10.8 10.9 10.10 10.11 11.7 11.8 11.9 11.10 11.11 11.12 12.3 12.4 5
夜间查岗记录表 秩序员服务每日抽检表 安全疏散图 停车场安全标志 危及人身安全处标识 停车场安全标志、警示(图样)
消防设施月保养记录 消防设施年保养记录 风机保养记录 消防设施器材清单 消防隐患统计清单
垃圾日产日清记录 消杀工作记录表
“杀虫、灭鼠”消杀确认表 绿化租摆合同 绿化租摆调查纪录 除“四害”消杀合同书
社区文化活动资料 社区区宣传栏内容登记表
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