档案信息化管理的优势与存在的安全问题分析

档案信息化管理的优势与存在的安全问题分析文／河北省石家庄市档案局　　索秀萍【摘要】本文主要探讨档案信息化管理的优势及其存在的安全问题，进而提出相应的意见和建议，以期望能够更有效地做好档案信息化管理工作。【关键词】档案信息化管理；优势；安全问题在当今社会，传统管理档案的方式已经无法满足时代的需求。因此，在新时期学习新的档案管理方法即是社会发展的趋势。为此，增强人们对档案信息化管理优势与及其所存在安全问题的认识是非常必要的。基于此，本文主要从以下三个方面进行分析。一、档案信息化管理的优势（一）档案管理的高效率和利用率。随着科技的发展和进步，新时期档案信息化管理更应注重档案信息化管理的效率和利用率。唯有增加档案信息服务对象和档案信息的传递数量，方显档案信息化管理的优势。新时期档案信息管理的高效率主要体现在数字信息所占空间小，传递空间无限制，且能持续２４小时服务等。不仅在空间方面，更增强了档案信息化管理的水平。而新时期档案信息化管理的高利用率主要是指同一档案可以为多个用户使用，且不影响保存质量。（二）信息查询快捷且精确。传统的档案信息化管理查询方式主要是以档案工作者手动寻找为主，难免出现效率低，有纰漏，甚至错误的现象。而新时期的档案信息化管理手段恰巧弥补了这种弊端。无论是精确查询还是模糊查询，效率都是非常高的，其精确度也是人工无法比拟的。例如，在查询同一类型的档案资料时，只要通过信息查询，就可为档案管理工作者筛选出类似的资料，既快速，又避免很多误差。（三）信息运输和共享方便。传统的档案信息主要是到相关部门进行实际查询或者运用传真等方式进行运输或共享，既不方便，又不够快捷。而新时期的档案信息在运输方面和共享方面都是十分方便的。以网络为基础，自动检索就可以实现档案信息间的运输，不受地域和时间的限制，节约了人力、物力和财力。另外，对于同一份档案信息，可以实现多数人同时学习和借鉴，更可以同步完成档案信息的发文、归档以及使用。这些无不体现档案信息化管理的优势。损失和无法估计的后果。（三）计算机病毒带来的威胁性。在这个信息膨胀的时代，计算机的广泛应用既给我们带来了巨大的便利，同时，也给我们带来了不可避免的威胁——有可能感染计算机病毒。有的计算机病毒所带来的破坏是非常巨大的，有可能损害管理档案信息系统，导致信息泄漏，信息修改或窃取等，不仅不利于档案工作者自身的利益，更会危害到企业整体的利益。三、档案信息化管理的几点建议（一）增强档案工作者的安全意识。在现代社会，档案信息化管理工作是十分重要的，稍有不慎就会导致无法挽回的后果。因此，为提高档案信息化管理的水平，应做到以下两个方面：第一，加强学习保密性法规，以误报档案管理信息的安全性。第二，开展相关的培训工作，提高档案管理工作者的文化水平和自身综合素质，进而提高其管理能力。（二）建立健全档案信息化管理制度。完善的管理制度是保障档案信息安全的重要措施，为此，应主要从以下两个方面出发：首先，健全责任管理制度，以避免管理过程中带来的威胁。例如，定期检查存储信息的硬件或软件的安全性以及使用寿命，以做到及时备份。其次，完善归档制度，从多方面进行检查。例如，在归档时，检查档案内容的真实性和一致性以及文件是否为最终版本等等。（三）采用多样化的技术防范措施。为确保档案信息化管理工作的安全性，应采取相应的技术防范措施，具体主要从以下几个关键点着手：第一，邀请专业的计算机程序员优化档案信息化管理的程序，以确保程序的安全质量。第二，为避免计算机病毒所带来的危害，选择正版的杀毒软件，对计算机进行有效的、合理的杀毒。第三，为保护档案信息和数据不被窃取、篡改或泄漏，可以采用相应的加密技术，电子文件签署技术、监控技术、防写技术以及限制档案管理工作者权限的控制技术等等。二、档案信息化管理存在的安全问题（一）档案管理者所带来的安全问题。在管理档案信息的过程中，最关键、最重要的因素就是人。由于档案管理工作者的安全意识淡薄、素质水平偏低等都会威胁到档案信息的管理。例如，因为操作失误或不够严谨导致档案信息的丢失或遗漏；或者随意将账号或密码告知他人等等，都会造成一些无法估量的安全问题。（二）档案管理过程的安全性。传统的档案信息管理方式，以纸质档案、单位盖章以及相关领导签字为主。然而相对于新时期的档案信息管理方式而言，它具有一定的安全性。由于电子信息档案长期存储在计算机的硬件或软件中，那么，无论是硬件的使用寿命，还是软件的使用寿命都会在一定程度上制约档案信息管理过程的安全性。若管理不善，将带来重大的四、结论综上所述，虽然相较于传统的档案管理方式，现代的、新型的档案信息化管理具有明显的优势，但其安全问题仍旧更需要引起人们的关注。因此，为应对档案信息化管理中所存在的安全问题，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推进档案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服务大众。【参考文献】［１］彭柳．档案信息化建设与档案管理的几点思考［Ｊ］．城建档案，２０１７（０１）：１７－１８．［２］刘海燕．浅谈档案信息化管理［Ｊ］．科技创新导报，２０１７（０２）：１５５－１５７．２０１７／１２　　工作指导　　总第２８１期　　第　８５　页Copyright©博看网 www.bookan.com.cn. All Rights Reserved.