广东XXXX科技股份有限公司
GUANGDONG XXXX CRYSTAL TECHNOLOGY CO.,LTD.
程 序 文 件
信息沟通控制程序
文件编号:AP01 版 次:B/0 页 数:共6页 编 制: 审 核: 批 准:
2016-12-30发布 2017-01-01实施
广东XXXX科技股份有限公司 发布
广东XXXX科技股份有限公司 二阶文件 编号 版本 页次 AP01 B 日期 2016.12.30 修改 0 信息沟通控制程序 修改内容 第 1 页,共 6 页 相关单号 修订者 修订日期 N/A N/A N/A DCN-2012 1230001 DCN-2013 1101010 DCN-2016 1230010 N/A N/A N/A 07.09.30 08.12.13 09.12.30 版次 页次 A/0 全部 初发 A/1 全部 修改相关内容 1.对应升级到ISO/TS 16949:2009 A/2 全部 2.修改各部门名称及职责 3.修改引用文件和表单编号 A/3 全部 修改公司名称 A/4 全部 修改5.2.8内部沟通的有效性 B/0 全部 对应升级到ISO9001:2015 N/A N/A N/A 12.12.30 13.10.30 16.12.30 广东XXXX科技股份有限公司 二阶文件 编号 版本 页次 AP01 B 日期 2016.12.30 修改 0 信息沟通控制程序 第 2 页,共 6 页 1.目的: 使不同部门和不同层次的人员通过适当的方法对产品质量、服务、交付和环境管理等信息进行及时沟通、交流、理解、协调,以促进质量和环境管理活动开展的效率和对过程输出的实现,进而提高过程的有效性,保证产品质量和环境管理接口信息传递的正确性。 2.范围: 适用于公司内外部重要信息管理。 3.术语和定义: 无 4.职责和权限: 4.1归口管理部门: 4.1.1企业管理中心: 1) 负责公司内外部信息的收集、识别和反馈给相关部门处理。 2) 负责对内外部信息的处理情况进行总结和归档管理。 3) 负责环境不符合和紧急情况的信息沟通。 4) 负责环境法规要求和相关方的环境沟通。 4.2相关责任部门: 4.2.1生产制造中心: 负责生产方面的信息收集与分析。 4.2.2品质管理中心: 负责质量方面的信息收集与分析。 4.3.3营销采购中心: 1) 采购供应处负责物资供应方面信息的收集与分析。 2) 市场营销处负责产品销售方面信息的收集与分析。 4.3.4管理者代表: 1) 负责环境监测机构结果和认证信息的沟通。 5.工作内容: 5.1工作流程: 无。 5.2工作说明: 5.2.1信息分类: 为了有效地对与质量体系有关的信息进行管理与传递,公司与质量管理广东XXXX科技股份有限公司 二阶文件 编号 版本 页次 AP01 B 日期 2016.12.30 修改 0 信息沟通控制程序 第 3 页,共 6 页 体系有关的信息分为内部信息与外部信息。 1) 外部信息: A.产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息； B.市场动态； C.顾客、供应商等反馈的信息,如顾客满意度、顾客抱怨/投诉和退货等； D.政策法规、标准类信息,如法律、法规、条例、产品标准等； E.地方监测站、环保局等监测或检查的结果及反馈的信息。 F.相关方反馈的信息及其投诉抱怨等(相关方指客户、工程合同方、供货商、废弃物收购方、运输公司等)。 G.其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有关环境、品质技术、品质管理等方面的信息。 2) 内部信息: A.质量、环境方针和量目标的实施情况,质量和环境体系运行情况等、生产过程情况、产品检验和试验情况； B.产品情况,如新产品的开发与投入、产品的改进与换代； C.环境监测记录、内部审核与管理评审报告。 D.环境不符合信息(包含潜在的),如出现火灾、台风、洪涝灾害等情况下的环境信息与记录。 E.其它内部信息,如员工的建议、新的工作方法的采用等。。 5.2.2公司内部质量和环境体系信息交流和沟通: 1) 建议与处理: A.公司内部员工在质量和生产管理方面所提出的任何有关产品质量、服务和交付等建议,由建议人填写意见表,并交生产制造中心由其进行整理、分类和归档,并针对建议人所提的意见或建议结合公司实际的生产、管理状况进行处理；必要时,为保证所提的建议或意见得到及时采纳,对产品质量所提出的意见、建议可由品质管理中心直接对其进行处理。需要时,由品质管理中心负责召集有关部门召开产品质量管理会议进行讨论,并将讨论的经过、状况和结果记录于“会议记录表”。 B.如果建议有助于改善质量体系的有效性,应纳入公司的持续改进项目并按《持续改进控制程序》进行改进和效果验证、确认或纳入管理评审会议中进行讨论并追踪其执行效果。 广东XXXX科技股份有限公司 二阶文件 编号 版本 页次 AP01 B 日期 2016.12.30 修改 0 信息沟通控制程序 第 4 页,共 6 页 2) 与质量体系有关的产品质量、服务和交付等信息的宣传: A.公司管理层应选择适当的方式,宣传公司的质量方针、质量目标、质量承诺、质量策划、质量计划及与产品有关的适用法律法规等信息；并通过相关教育培训、公告、广告、报刊杂志、黑板报、海报、内部刊物、声像、电子媒体、内/外部网络、会议(包括例行性会议)、展览会、说明会、简报等方式进行宣传,让公司员工了解和掌握。 B.在质量体系规划、实施、执行和内部审核及生产过程中,生产、品质等部门如发现有不符合公司规定要求的产品或过程时,至少应在两个工作日内将其报告给负责纠正措施的管理者,使其了解不符合规定要求的产品或过程问题及状况并使其得到有效处理和解决。 C.对产品质量、服务和交付等绩效的信息传达,应尽量简明易懂并有证据资料可查。 D.管理体系、制造过程和产品审核的结果,应传达到相关部门或个人。 E.管理评审、产品质量、生产计划协调、产品交付、产品服务、顾客满意度调查结果、顾客抱怨/投诉和退货检讨、年度经营等会议的结果均需以“会议记录表”或其它文件的形式进行记录,并适时传达到相关部门或个人。 3) 内部报表及数据传递: A.生产部门每月应根据汽车产品生产的实际情况填写“内部损失成本统计表”提交财务部门； B.财务部门根据内部损失成本统计,编制月度“质量成本综合报告”并提供给品质管理中心； C.品质管理中心依据“质量成本综合报告”,有要求时,在每月底完成质量成本分析报告,提出改进改进需求给相关部门； D.公司管理层对质量成本分析报告做出改进措施的决定,并责成有关部门负责落实,品质管理中心对改进情况的有效性进行跟踪验证； E.品质管理中心应在每年管理评审会议时将年度质量成本状况提交进行评审讨论； F.对于较大或重大质量问题,责任部门应于24小时之内上报公司总经理和品质管理中心。 4) 环境体系内部信息的收集与传达: A.企业管理中心传递品质、环境方针和目标以及更新的法律法规等信息,广东XXXX科技股份有限公司 二阶文件 编号 版本 页次 AP01 B 日期 2016.12.30 修改 0 信息沟通控制程序 第 5 页,共 6 页 内审员传递内部审核结果等信息,各部门依据相关规定直接收集并传递日常正常信息。 B.不符合(包含潜在的)信息的处理详见《环境违章控制程序》。 C.紧急信息由发现部门传递给企业管理中心组织处理,可用电话方式。 D.对其它内部信息,提供者可以邮件或其它方式反馈给责任部门进行处理。 5.2.3公司外部质量、环境体系信息交流和沟通: 1) 市场营销科应编制市场调查资料,重点调查车厂和有关竞争对手情况,应形成“市场调查表”。 2) 针对顾客满意或不满意方面的信息管理,应按《顾客满意度控制程序》执行。 3) 对于顾客抱怨或顾客投诉方面的信息,应按《顾客投诉及退货处理控制程序》执行。 4) 采购供应科应将公司的质量方针、质量目标传达给所有的供应商,并取得供应商的积极配合,对供应商提供的现有产品质量、服务和交付等有关的信息(包括不符合情况),应向供应商提出改进要求,并督促其配合改进和有效性验证。 5) 如接收到的信息为需回复顾客、供应商的,则接受部门应告诉顾客、供应商处理该信息大约所需的时间,并按《顾客满意度控制程序》、《顾客投诉及退货处理控制程序》、《产品交付控制程序》、《采购控制程序》、《外部供方控制程序》等执行。 6) 相关部门接受到的信息或资料应记录在公司意见表或顾客服务反馈记录等相应表格中,并转由与此信息有关的相关部门进行处理,如果不能短期内处理完毕,应视需完成的情况与原提案部门或人员、顾客、供应商进行联络、沟通和交流,以取得双方均可接受的一致意见。 7) 各部门应利用顾客和供应商来公司实地稽核、参观拜访、外出走访顾客或供应商等方式,在对外交流、沟通中宣传公司的质量、环境方针和目标、过程绩效等。 8) 管理者代表负责地方环境监测站、质量技术监督局、认证机构等信息的收集,需要时可传递到公司相关部门。 9) 企业管理中心收集环保法规、各类标准、运输公司、工程合同、废弃物收购等信息。品质类信息交管理者代表更新及整理归类；环境类信息由企业管理中心更新及整理归类,详见《法律法规和其它要求控制程序》。 广东XXXX科技股份有限公司 二阶文件 编号 版本 页次 AP01 B 日期 2016.12.30 修改 0 信息沟通控制程序 第 6 页,共 6 页 5.2.5信息的处理与回复: 1) 对相关方的信息交流由相关部门以书面或电子邮件的方式传递。 2) 对重大环境因素的交流则按及《重大环境因素清单》规定的方式进行。 3) 所有的外部信息应由相关部门在两天内作出处理决定,在一周内对外部相关方进行反馈；涉及事故或灾害的外部信息,应立即作好内部的交流传达和相应措施准备并记录。 4) 内部信息,应在一天内传达完毕,特殊情况下可顺延,但应注明原因,各相关部门在接收到信息,后应及时作出相应措施,处于紧急情况下的临时信息交流应立即做出传达,而各相关部门也应立即做出相应措施。 5.2.6资料保存: 与信息沟通管理有关的质量和环境记录的保存与归档,由相关部门依《记录控制程序》执行。 6.参考文件: 6.1记录控制程序 (QP02) 6.2持续改进控制程序 (QP12) 6.3顾客投诉及退货处理控制程序 (QP14) 6.4外部供方控制程序 (SP02) 6.5采购控制程序 (SP03) 6.6顾客满意度控制程序 (SP06) 6.7产品交付控制程序 (SP07) 6.8法津法规和其他要求控制程序 (AP01E) 6.9环境违章控制程序 (AP08E) 6.10重大环境因素清单 (MRW02E) 7.记录表单: 7.1会议记录表 (AR001)
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