业务流程规划指导书

KS-ERP业务流程规划指导书

广州市科思电脑系统有限公司编制

2003.02.08

KS-ERP业务流程规划指导书 ....................................... 4 第一章 中小企业业务流程概述 ..................................... 4 一、企业的经营过程 ............................................ 4 二、业务流程规划 .............................................. 5 1、业务流程的定义 ............................................. 5 2、业务流程规划 ............................................... 5 第二章 业务流程规划 ............................................. 6 一、KS-ERP的业务总流程 ........................................ 6 二、KS-ERP的资金流总流程 ...................................... 6 三、KS-ERP业务流程规划的步骤 .................................. 7 第三章 采购业务流程 ............................................. 9 一、采购业务流程综述 .......................................... 9 二、采购订单流程（一） ........................................ 9 1、目的 ....................................................... 9 2、适用范围 ................................................... 9 3、部门职能 ................................................... 9 4、业务流程 .................................................. 10 5、单据流程 .................................................. 10 6、流程图 .................................................... 11 三、订单采购流程（二） ....................................... 11 1、目的 ...................................................... 11 2、适用范围 .................................................. 12 3、部门职能 .................................................. 12 4、业务流程 .................................................. 12 5、单据流程 .................................................. 13 6、流程图 .................................................... 13 四、采购退货流程 ............................................. 14 1、目的 ...................................................... 14 2、适用范围 .................................................. 14 3、部门职能 .................................................. 14 4、业务流程 .................................................. 14 5、单据流程 .................................................. 15 6、流程图 .................................................... 15 五、供应商管理办法 ........................................... 16 1、目的 ...................................................... 16 2、适用范围 .................................................. 16 3、部门职能 .................................................. 16 4、要点 ...................................................... 16 第四章 销售业务流程 ............................................ 17 一、销售业务流程综述 ......................................... 17 二、销售订单处理流程（一） ................................... 17 1、目的 ...................................................... 17 2、适用范围 .................................................. 18 3、部门职能 .................................................. 18 4、步骤 ...................................................... 18 5、涉及单据 .................................................. 18 6、流程图 .................................................... 19 三、销售退货流程 ............................................. 20 1、目的 ...................................................... 20 2、适用范围 .................................................. 20 3、部门职能 .................................................. 20 4、步骤 ...................................................... 20 5、涉及单据 .................................................. 20 6、流程图 .................................................... 21 四、客户关系管理办法 ......................................... 22 1、目的 ...................................................... 22 2、使用范围 .................................................. 22 3、要点 ...................................................... 22 第五章 库存业务流程 ............................................ 23 一、库存业务流程综述 ......................................... 23 二、货品调拨作业流程 ......................................... 24 1、目的 ...................................................... 24 2、适用范围 .................................................. 24 3、部门职能 .................................................. 24 4、步骤 ...................................................... 24 5、涉及单据 .................................................. 24 三、其它发货流程 ............................................. 25 1、目的 ...................................................... 25 2、定义 ...................................................... 25 3、使用范围 .................................................. 25 4、部门职能 .................................................. 25 5、步骤 ...................................................... 25 6、涉及单据 .................................................. 25 四、其他收货流程 ............................................. 26 1、目的 ...................................................... 26 2、定义 ...................................................... 26 3、使用范围 .................................................. 26 4、部门职能 .................................................. 26 5、步骤 ...................................................... 26 6、涉及单据 .................................................. 26 五、存量控制办法 ............................................. 27 1、目的 ...................................................... 27 2、适用范围 .................................................. 27 3、部门职能 .................................................. 27 4、ABC货品分类 ............................................... 27 5、存量基准设定 .............................................. 27 6、用料差异反应及处理 ........................................ 28 六、盘点管理办法 ............................................. 28 1、目的 ...................................................... 28 2、适用范围 .................................................. 28 3、部门职能 .................................................. 28 4、实施时间 .................................................. 28 5、盘点前准备及相关注意事项 .................................. 28 6、盘点实施 .................................................. 29 7、盘点后的工作 .............................................. 29 七、过期及报废货品管理办法 ................................... 29 1、目的 ...................................................... 29 2、适用范围 .................................................. 29 3、定义 ...................................................... 29 4、部门职能 .................................................. 30 5、作业程序 .................................................. 30

KS-ERP/K6业务流程规划指导书 第一章 企业业务流程概述

ERP就是关于流程与数据的系统，ERP系统就是用计算机程序实现企业的业务流程。KS-ERP的整套系统都是为实现中小企业的业务流程而设计，为达到企业的经营目的而设计。

管理的首要任务就是业务沟通，企业内部的业务沟通不良或不通畅，管理成效势必逊色。

业务的沟通，在KS-ERP中是通过单证、单据的执行过程来实现的，业务沟通的方式可有两种：即审核流程的沟通和无审核流程的沟通，是否需要审核，依据该业务的重要性、对后续业务影响的程度由企业决定。

企业中经常发生例行公事，为了提高效率，一般都会订立标准作业程序，明确管理、决策的业务过程，人人依照既定的游戏规则做事，不会有所争议。在传统的工作中，就是通过电话、联络单、会签单、单据签名等方法实现，电话的缺点是不能留下记录，联络单的缺点就是速度慢，要经过空间的运动，而且归集、存档、查阅都是低效率的，但是，它毕竟完成一种业务流程的规则，使企业能有条不紊的运作。这些手工的做法，企业中的领导、干部、员工似乎没有一点疑义，运作的很正常、很习惯，可是当进入ERP管理，进入KS-ERP系统中实现很类似的这种业务流程管理时，往往企业就很难适应，甚至不知所措，或者认为很难执行，其原因就是，人工审核流程带有很多的不规范性，随意性与灵活性，而在ERP中，这种业务流程比较规范，流程更加严密，控制更加科学，因此，和传统做法发生很大的冲突。

正因为如此，笔者认为详细的描述在ERP环境下，如何妥善、科学的实现业务流程是重要的。并着重以KS-ERP为实例来讲述，中小企业如何设计自己的业务流程。

一、企业的经营过程

企业的经营过程是由一系列相关任务组成，这些任务按照企业的管理规章和业务流程顺序执行或并行执行，最终完成企业的经营目标，如提供一种产品和服务。

根据不同的需求，经营过程可以分为销售过程、采购过程、库存过程、生产过程、结算过程、产品发运过程等。

一个经营过程是为了实现企业某个经营目标的一个过程，它在部分或者全部组织机构和人员的参与下，利用企业资源（包括所需的物料、货品、仓库、资金、客户、供应商、单据、信息、数据、设备、软件等等），按照预先确定的规则，在参与者和组织机构之间进行文档、信息、任务的传递、处理、审核、统计，从而实现预定的经营目标。

对企业整个业务流程进行优化管理，降低成本,提高效率,精益生产与效益，进行事先计划,事中控制,事后追踪。科思KS-ERP在电脑化管理的基础上,用新的

管理模式和业务流程改造企业原有的管理模式与业务流程,是对企业所有的资源与活动进行优化配置与效率管理。 二、业务流程规划 1、业务流程的定义

业务流程就是按照一定的商业规则、业务关系及其先后顺序，依照规定的审批程序，逐一实现经营过程的每一个业务环节的执行过程，业务流程一般都是跨部门、跨专业、跨时间的业务执行过程。 2、业务流程规划

业务流程的规划，就是确定商业规则，确定业务关系，明确业务的目的、流经的部门、流程要经过哪些单据、单据有哪些执行过程，哪些环节需要审核，谁审核等。并且要回答：

 这个业务执行过程要做什么？即其目的或想达到的目标是什么？  这个业务执行过程是如何完成的，有哪些任务并经过哪些步骤完成？  这个业务执行过程有谁参与完成，有哪些部门参与？  这个业务执行过程用了哪些方式或手段来完成？

业务流程规划图示：

业务流程审核规划需审核单据设定审核权限设定审核流程维护未审核单据状态已审核单据报表签核代理人审核人员若因公出差或因故请假时，应指定职务代理人代行其职，以免延误企业正常运作的业务流程。代理人的设定有一定的代理起讫时间，以及依据业务性质的不同而需指定不同的代理人。•审核代理人设定•取消审核代理人机制•代理审核机制设计

第二章 业务流程规划

一、KS-ERP的业务总流程

采购订单采购收货单用料计划BOM单生产任务单生产计划生产成本单退料单销售订单销售发货暂估入仓单采购发票领料单出仓单验收单委托销售分期发出商普通销售进仓单退货单现款采购采购分摊单赊款采购退货单退货发票其它发货其它收货普通销售分期发出商委托销售销售发票调拔组装拆卸退货发票采购付款赊销现销财务系统销售收款

二、KS-ERP的资金流总流程

应付款应付款 订单评审 生成凭证生成凭证 资金流控制

生产计划生产计划采购计划采购计划采购订单采购订单采购收货单采购收货单组装计划组装计划生产任务单生产任务单生产领料生产领料材料核算材料核算退货单退货单采购付款采购付款财务总帐财务总帐销售收款销售收款应收款应收款退货单退货单费用凭证费用凭证验收入仓单验收入仓单产品成本产品成本月结月结成本成本BOMBOM标准成本标准成本人工费人工费BOM外协发料外协发料入仓单入仓单费用分摊单暂估入库费用分摊单暂估入库采购发票采购发票销售发票销售发票销售发货单销售发货单销售订单销售订单应付帐款应付帐款应收帐款应收帐款出仓库出仓库客户档案客户档案期末调价期末调价现金流量现金流量财务分析财务分析财务报表财务报表期末结账期末结账 三、KS-ERP业务流程规划的步骤

KS-ERP的业务流程通过设定单据核准机制、单据的操作、单据的审核、单

据的执行过程来实现的，具有一整套科学的业务流程控制和完善的业务流程实现方法：

1、确定各部门的职责； 2、确定公司的业务流程；

3、确定各系统必须录入的单据；

4、确定各部们负责的单据，确定每个单据的负责人； 5、确定单据的下级单据，从而确定单据数据来源及流向；

6、确定哪些单据需要打印，打印的份数，要分发的人员或部门； 7、确定哪些单据必须审核，审核人，审核时间； 8、确定当审核人外出时，如何进行代理审核的程序；

9、确定需要定期打印的报表，打印的份数，分发的人员；比如哪些每日打

印一份，哪些按周打印，哪些按月打印等；

10、确定月结日期，月结前各部门如何核查、如何检查数据；

业务流程规划步骤图示

E2pro业务流程规划帐套设定

需审核的单据设定 过程定义审核规划

确定部门 /部门角色职责

确定需打 单据作废确定单据印的单据E2单据执行责任人

使用 业务流确定单据确定需定期 单据审核审核人打印的报表相关报表

调用

确定人工确定 下级单据辅助单据下级单据 主管 确定结算业务流程监控管理结算业务

权限设定审核人权限设定确定单据上级单据打印份数工作流评估业务流程完成

第三章 采购业务流程

一、采购业务流程综述

采购业务流程生产物料需求表采购订单(计划)采购部执行过程采购收货单估算过程分摊过程采购费用分摊暂估入库进仓过程采购进仓仓管部采购付款财务部采购发票结算过程采购进仓采购退款生产部采购部退货单现款采购出仓单结算过程退货发票单 二、采购订单流程（一） 1、目的

为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。 2、适用范围

适用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物的采购管理 注：非订单采购可直接进入本流程的步骤3。 3、部门职能

采购部门：生产货品的采购经办单位

货品部门：货品需求计划、货品请购计划的制定及审核。 仓库：所有有形货品的数量验收。

质量部门：货品品质验收。 4、业务流程

1）请购

货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划，再比对在库库存，拟定货品请购计划，经过部门主管理审核批准后，提交给采购部门。 2）订购

采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品采购订单输入系统并打印输出。

订单一式三联，第一联采购部门留存；第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。 3）接货

货品达到达后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。若非订单之采购，货品部门收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。 4）检验

质量部门的检验人员对进入待检区的货品按相关规定进行质量检查，如果判定为全部不合格，拒收来料并作废已输入的收货单据。如果判定部分合格，修改或冲红相应拒收货品。经检验合格的货品，检验人员于物品包装上贴合格标签，以示区别。 5）收货单处理

来料通过质量验收后，打印收货联单。

收货单一式三联，第一联货品部门留存；第二联，随货品一同到指定的仓库办理进仓手续；第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。 6）进仓

仓库管理员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。进仓单一式三联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核帐之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况。 7）采购发票处理

采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

① 录入采购发票 ② 审核采购发票 ③ 采购付款。 5、单据流程

1）《采购订单》

采购订单是确定采购物资的数量、单价、送货日期、运输方式，付款方式等要素的单据，也是以后采购收货环节，按订单验收商品材料的依据和汇总有关采购订货报表的基础资料。 2）《采购收货单》

在实际发生采购业务时，处理收到采购货品的验收单据。用户可以采用两种

方法填制采购收货单：一是按采购订单填制，如果企业与供应商开具了采购订单，在制作收货单时，应选择已审核过的采购订单由系统自动生成采购收货单；二是按实际收到的票据及货品资料手工编制采购收货单。系统提供了一张收货单同时处理多张采购订单，或一张采购订单分批验收并分别填制采购收货单的功能。采购收货单经过审核后，是制作进仓单和采购发票的依据。 3）《采购进仓单》 4）《采购发票》

采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样的供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。 6、流程图

采购订单流程一 供应商 采 购 接受订单订 单下订单2 达 送货 收费取回 进 仓 采购部物料部需求计划请购计划仓库质量部财务签订合同录入订单下达订单打印订单订单1--3加盖印章订单1 审核订单3收货受理核对订单录入收货单质量检验作废收货单或部分冲红退回货物审核打印收货单加盖签章收货联单1--3收货联单2收货联单1录入进仓单打印进仓单进仓分类存货进仓联单1--3进仓联单1财务核算进仓联单2进仓联单3 三、订单采购流程（二） 1、目的

为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品的采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。

2、适用范围

适用于货品周转量小、品种少之货品等有形的采购管理 注：非订单采购可直接进入本流程的步骤3。 3、部门职能

采购部门：货品的采购经办单位。

货品部门：货品需求计划，货品请购计划的制定及审核。 仓库：所有有形货品的数量验收。 4、业务流程

1）请购

货品部门根据销售计划及销售情况，对照在库库存，拟定货品请购计划，经过部门主管审核批准后，提交给采购部门。 2）订购

采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品部门，以备收货时核查。

订单一式三联，第一联，采购部门留存：第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。 3）接货

货品到过后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。

若非订单之采购，货品部门的收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。

4）收货单处理

货品部门主管对收货单据进行审核；如果不能通过，拒收货品并作废已输入的收货单据。如果部分通过审核，修改或冲红相应拒收货品。 5）进仓

货品部门的仓库人员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。

进仓单一式四联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核算之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况；第四联，加盖签章交给供应商以备结算时核帐。

6）采购发票处理

采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

① 录入采购发票 ② 审核采购发票

7）采购付款

5、单据流程

1）《采购订单》

采购订单是确定采购物资的数量、单价、送货日期、运输方式，付款等要素的单据，也是以后采购收货环节，按订单验收商品材料的依据和汇总有关采购订货报表的基础资料。 2）《采购收货单》

在实际发生采购业务时，处理收到采购货品的验收单据。用户可以采用两种方法填制采购收货单：一是按采购订单填制，如果企业与供应商开具了采购订单，在制作收货单时，应选择已审核过的采购订单由系统自动生成采购收货单；二是按实际收到的票据主货品资为手工编制采购收货单。系统提供了一张收货单的同时处理多张采购计单，或者一张采购订单分批验收并分别填制采购收货单的功能。采购收货单经过审核后，是制作进仓单和采购发票的依据。 3）《采购进仓单》

4）《采购发票》

采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。 6、流程图

采购订单流程二供应商请购签订合同录入订单下达订单打印订单采购部物料部（仓库）需求计划请购计划审核财务部订单下达接受订单订单2订单1--3加盖签章订单3订单1送货接货核对订单录入收货单收货审核作废收货单或部分冲红退回货物打印收货供应商凭签字后的收货联单（2）办理进仓收货录入进仓单进仓联单4加盖签章供应商取回进仓单第四联凭此单办理财务结算进仓联单1--4进仓联单1进仓联单2进仓联单3打印进仓单进仓取回起仓财务核算

四、采购退货流程 1、目的

为使用在采购的货品出现质量问题等原因时与供货厂商之间办理退货有所依循，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。 2、适用范围

适用于采购的货品因出现质量等原因时的退货处理。 3、部门职能

货品部门：受理退货申请。

采购部门：督办退货业务，负责内外部门之间的联系与协调。 4、业务流程

1）退货申请

在发现入仓的采购货品出现应由供货方负责的质量问题后，货品保管单位应及时向货品部门提出退货申请；货品部门受理申请，将有关货品数据输入系统，认真核实后，打印输入退货单。

退货单一式三联。第一联，货品部门留存；第二联，交付仓库以备办理退货出仓；第三联，交付采购部门，由其通知供应商办理退货相关事宜。 2）通知供应商

采购部门在接到货品部门提交的退货单后，及时整理汇总，通知供应商。 3）退货出仓

供应商接到通知后及时到指定仓库办理退货出库手续。 仓库人员根据退货单输入出仓单，同时打印输入。

出仓单一式五联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核算之用；第三联，由供应商留存以备核算之用；第四联，交付采购部门，告知退货处理完毕；第五联，出门联，由门管收回。 4）采购退货发票处理

采购退货发票是对采购退货的确认，发票内容不允许手工输入，只能由相关的采购退货单自动生成，对生成的发票内容允许修改。其中，退货数量不得超过此单的入库数量。系统在此同样提供一张发票处理多张退货单，呼一张退货单分开几张退货发票处理的业务。

① 采购退货发票录入

② 采购退货发票审核 5、单据流程

1）《采购退货单》

当购入的货品因出现质量问题等原因需要退回原供应商时，除了可以在上述采购收货单业务中直接生成退货单外，用户还可以使用本模块进行退货业务处理，此外，系统还提供了一张采购退货单处理全部或部分退货业务的功能。 2）《采购退货出仓单》

3）《采购退货发票》

采购退货发票是对采购退货的确认,发票内容不允许手工输入,只能由相关的采购退货单自动生成,对生成的发票内容允许修改.其中,退货数量不得超过此单的入库数量.系统在此同样提供一张发票处理多张退货单,和一张退货单分开几张退货发票处理的业务. 6、流程图

采购退货单流程供应商请提出申受理退货收货出仓接受通知取回物料出仓联单3～5第联客联第联出联三为户，五为门采购部物料部退货申请录入退货单审核打印退货单作废退货单仓库财务部通知供应商根据退货单录入出仓单打印出仓单办理出仓交接手续出仓联单1--5出仓联单1财务核算出仓联单2加盖签章出仓联单4 五、供应商管理办法 1、目的

对供应商进行选择和评估考核，以期寻求最佳的供应商。 保证供应商具有提供满足规定要求的能力，促使产品品质得到稳定和发展提高，同时采购成本能得到很好的控制。 2、适用范围

适用于公司采购货品的供应商管理。 3、部门职能

供应商评估小组（同总经理、质量部门、采购部门，财务部门等人员组成）：对新供应商的调查与评估考核；主要货品的价格估算；核准合格供应商名单。

采购部门：负责供应商资料的收集，协助总经理对供应商进行评估、复核； 质量部门：协同总经理对供应商进行评估及定期复核；负责供应商所供应的货品有关数据的分析与审核；负责对货品进行检验与试验并作记录； 4、要点

1）供应商资料收集及初评

采购部门主动开发且收集具有合作潜力的厂商相关资料，并记录。根据记录在册的内容评估供应商的加工或接单能力，并参考以往业绩评定是否可列为开发或交易对象，不合格者给予淘汰。 2）索样及开试用订单

经初评合格后，由采购部门通知供应商关样或开立试用采购订单，呈总经理核准后，通知送样或试用，以利确定其解单能力，同时通知质量部门。 3）品质确认

样品送后，质量部门按检验标准进行品质鉴定，并作记录。品质不合格有质量部门通知采购部门，再通知供应商送样，重新确认品质，若仍不合格则预以淘汰。

4）品质保证能力及生产能力之调查

样品确认合格后，由采购评估小组到供应商生产工厂进行现场调查品质保证能力，同时对其生产能力进行调查，并记录以确定期接单能力。 5）询、议、比价

采购部门征询供应商的报价，同时收集有关同类产品价格资料，进行比价，有条件者可对供应商产品进行估价。掌握了一定资料后，由采购评估小组召集供应商进行议价，使公司接受的是一个较合理的价格。 6）签订采购协议

评估及价格合理者，由采购部门与供应商拟定协议书，再由总经理签字。 7）登录系统，分类列管

经采购评估小组评估合格者，由总经理核准并列入合格供应商名册。 8）供应商供货情况考核与定期复核

所有供应商定期复核，复核时应有采购部门会同评估小组进行价格、品质、

交期交量及配合度的考核，且评定等级报总经理核定。

经复核评定不合格者应由采购部门决定暂停或减少采购数量，并通知供应商进行改善。采购部门追加跟踪评估供应商改善成效，成效不佳预以淘汰。

复核合格者，可继续登陆合格供应商名册。 9）供应商选择原则

采购部门在选择供应商时，必须在登记在册的供应商中进行选择，财务部门在进行帐务处理时，也必须核对供应商的身份。

第四章 销售业务流程

一、销售业务流程综述

二、销售订单处理流程（一） 1、目的

为使公司销售作业有所依循,确保产品销售工作的顺利进行,特制定本程序.。

2、适用范围

适用于公司对外的销售业务活动管理.。

注：本流程针对客户先交款,后凭单提货而设计,销售订单可能成为虚设,为方便阐述,这里仍然保留这个概念.。

非订单销售可直接进入本流程的步骤2.。 3、部门职能

销售部门：订单处理的业务部门.

财务部门：负责销售过程中的帐务处理。 仓库：负责货品的出仓。 4、步骤

1）销售订单的接收

销售部门接收客户订单后,输入系统。 2）受理发货

根据订单)输入发货单. 3）发货审核

部门主管依据以往销售记录对发货单进行审核,审核不通过,作废单据或冲红;

4）发货处理

销售部门打印发货单.发货单一式四联,第一联销售部门留存;客户持二、三、四联到财务部门办理交款手续；

财务部门收款后，开具销售发票，留存发货单第二联，同时在发货单第三、第四联加盖签章，交给客户办理提货。 5）提货

客户持发货单第三、第四联到指定的仓库办理提货；

仓库人员，根据发货单输入出仓单，核对无误后打印输出；

办理货物交接，仓库人员在出仓单的第三联、第四联签字后交给客户 出仓单一式五联，第一联仓库留存；第二联交财务核算之用；第三联客户联；第四联为出门联，由门管收回；第五联交给销售部门，表示发货处理完毕。 6）销售发票处理

销售发票是对主营业务收入的确认，此单只能由相关的销售发货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票内容进行修改，系统在此同样提供一张发票处理多张发货单，和一张发货单分开几张发票处理的功能。

① 录入销售发票 ② 审核销售发票 ③ 销售收款。 5、涉及单据

1）《销售订单》

销售订单也可以作为一种简单的销售合同，它是确定销售货品的数量、单价、送货日期、送货方式，付款方式等要素的单据，该订单也是以后销售发货环节，

按订单办理货品出仓的依据以及汇总有关销售订货报表的基础资料。所形成的报表可以帮助企业及时掌握销售动态，合理安排生产。用户可以根据企业实际情况选择使用或不使用销售订单业务。 2）《销售发货单》

企业将货品发往客户，应该开据销售发货单，并根据销售业务的不同，选择不同的开单方式，系统为你提供了两种方式来编制发货单：

一是按销售订单填制，如果企业与客户先开具了销售订单，在制作分货时，应根据已审核过的销售订单由系统自动生成销售发货单；

二是按实际发出的货品等资料手工编制销售发货单。 系统提供了一张发货单同时处理多张销售订单，或者一张销售订单分别填制销售发货单的功能。审核过的销售发货单，是制作出仓单和销售发票的依据。 3）《销售出仓单》 4）《销售发票》

销售发票是对主营业务收入的确认，此单只能由相关的销售发货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票内容进行修改，系统在此同样提供一张发票处理多张发货单，和一张发货单分开几张发票处理的功能。 6、流程图

销售订单处理流程一客户接收订单发出订单销售部接收订单仓库财务部财务部门录入订单订单审核根据订单录入发货单作废单据或部分冲红审核办理交款开具发票加盖财务专用章货提打印发货单发货联单1--4持2.3.4联办理交款手续加盖签章发货联单3.4办理提货根据发货单录入出仓单打印出仓单财务核算发货联单2发货联单1第3联为客户联,第4联为出门联签字办理出仓交接手续财务核算出仓联单1出仓联单2出仓联单3.4出仓联单5出仓联单1--5 三、销售退货流程 1、目的

为使公司销售作业有所依循，确保产品销售工作的顺利进行，特制定本程序。 2、适用范围

适用于已销售产品的退货处理。 3、部门职能

销售部门：受理退货的业务部门。 仓库：退货入库的经办单位。

财务部门：负责销售退货的帐务处理。 4、步骤

1）受理退货申请

销售部门人员接受退货申请后将有关数据输入系统； 2）退货审核

由销售部门主管负责对货物和单据的审核；审核不通过，作废相应的退货单据；

3）单据处理

通过审核后，打印输出退货单； 退货单一式三联，第一联销售部门留存；第二联交销售部门经办人员货物办理进仓手续，第三联客户回执联。 4）退货进仓

销售部门经办人员持第二联退货单和货物到指定仓库办理经仓手续；仓库人员根据退货单输入进仓单，并打印输出，同时接收退货，分类存放；进仓单一式三联，第一联仓库留存；第二联交财务核算；第三联交给销售部门； 5）退款

客户在收到退货单第三联后，持销货发票到财务办理退款手续。 6）销售退货发票处理 5、涉及单据

1）《销售退货单》

当购入的货品因出现质量问题等原因需要退回原供应商时，除了可以在上述采购收货单业务中直接生成退货单外，用户还可以使用本模块进行退货业务处理，此外，系统还提供了一张采购退货单处理全部或部分退货业务的功能。

当销售的货品出现问题需要作退货处理时，系统提供两种退货方式：一是通过手工输入退货资料业编制销售退货单或按销售发货单自动生成销售退货单。二、在销售发货单中选择发生退货的单据，通过系统的生成退货单功能由系统自动生成一张销售退货单。此单经过审核后，作为入库单和退货发票编制的基本资料，也是作为确认销售退货发票的唯一资料。

2）《销售退货进仓单》

3）《销售退货发票》

销售退货发票是对销售退货的确认,发票内容不允许手工输入,只能由相关的销售退货单自动生成,对生成的发票内容允许修改.其中,退货数量不得超过此单的出库数量.系统在此同样提供一张发票处理多张退货单,和一张退货单分开几张退货发票处理的业务. 6、流程图

销售退货处理流程客户提出申请退货申请销售部受理退货录入退货单仓库财务部财务部门作废单据审核退货联单3加盖签章打印退货单退货联单1--3退货联单2根据退货单退货联单1录入进仓单打印进仓单办理进仓进仓联单3进仓联单1--3进仓联单1财务核算进仓联单2出仓凭退货单和销售发票办理退款 四、客户关系管理办法 1、目的

建立良好的客户关系，培养忠诚的客户群体。 2、使用范围

公司产品的目标客户群体。 3、要点

1）识别客户

① 将更多的客户名输入到数据库中。 ② 采集客户的有关信息。

③ 验证并更新客户信息，删除过时信息。 2）对客户进行差异分析

① 识别企业的金牌客户。

② 哪些客户导致了企业成本的发生。

③ 企业本年度最想和哪些企业建立商业关系？选择出几个这样的企业。 ④ 上年度有哪些大宗客户对企业的产品或服务多次提出了抱怨？列出这些企业。

⑤ 去年最大的客户是否今年也订了不少的产品？找出这个客户。

⑥ 是否有些客户从你的企业只订购一两种产品，却会从其他地方订购很多种产品？

⑦ 根据客户对于本企业的价值（如市场花费、销售收入、与本公司有业务交往的年限等），把客户（包括上述5%与20%的客户）分为A、B、C三类。 3）与客户保持良好的接触

① 给自已的客户联系部门打电话，看得到问题答案的难易程度如何。 ② 给竞争对手的客户联系部门打电话，比较服力水平的不同。 ③ 把客户打来的电话看作是一次销售机会。 ④ 测试客户服务中心的自动语音系统的质量。 ⑤ 对企业内记录客户信息的文本或纸张进行跟踪。

⑥ 哪些客户给企业带来了更高的价值？与他们更主动的对话。 ⑦ 通过信息技术的应用，使得客户与企业做生意更加方便。 ⑧ 改善对客户抱怨的处理。

4）调整产品或服务以满足每一个客户的需求。

① 改进客户服务过程中的纸面工作，节省客户时间，节约公司资金。 ② 使发给客户邮件更加个性化。 ③ 替客户填写各种表格。

④ 询问客户，他们希望以怎么样的方式、怎么样的频率获得企业的信息。 ⑤ 找同客户真正需要的是什么。

⑥ 征求各列十位的客户的意见，看企业究竟可以向这些客户提供哪些特殊的产品或服务。

⑦ 争以企业高层对客户关系管理的工作的参与。

第五章 库存业务流程

一、库存业务流程综述 IT其他收货IB货品组装II进仓单IE货品拆卸IO出仓单IL调拔单IH其他发货赠与物品投资发出借出发货展览发出捐赠物品投资入仓借出退还展览退还PT采购收货单SR销售退货单MC采购系统生产系统销售系统财务系统成品验收单MD生产领料单MR生产退料单PR采购退货单SS销售发货单存货系统存货管理业务流程

二、货品调拨作业流程 1、目的

为使各仓库之间的货品调拨作业有所依循,对货品的数量进行控制,特制定本程序. 2、适用范围

适用于各仓库之间货品的调拨. 3、部门职能

货品部门：负责受理调拨申请及审核工作..

仓库一：货品调出仓库,负责货品调出的具体执行单位。 仓库二：货品调入仓库,负责货品调入的具体执行单位. 4、步骤

1）调拨申请

货品部门受理调拨申请后，将数据输入系统；部门主管负责对单据的审核；打印输出调拨单,调拨单一式三联：第一联货品部门留存，第二联调出联，第三联调入联。 2）货品调出

经办人持调拨单第二联到仓库一办理货品调出手续；仓库一人员根据调拨单输入出仓单,同时打印输出；出仓单一式三联：第一联仓库一留存，第二联送货品部门核帐，第三联为财务核帐联。 3）货品调入

经办人持调拨单第三联及货品到仓库二办理货品调入手续；仓库二人员根据调拨单输入进仓单,同时打印输出；进仓单一式三联：第一联仓库二留存，第二联送货品部门核帐，第三联为财务核帐联。 5、涉及单据

1）《仓库调拨单》

模板提供的单据头为仓库调拨,单据体包括开单日期和单据编号,单据明细包括品名为规格、单位、数量、出库数量、入库存数量等项目。

本模块是处理不同仓库之间货品的非销售、采购性质的调入、调出业务。此处不产生会计凭证，你只需选择好进出仓库及数量即可，系统会根据调拨单调整有关仓库存货数量。 2）《物料调拨出仓单》 3）《物料调拨进仓单》

企业只要发生进仓业务和出仓业务都必须开据进仓单和出仓单据，本模块不仅能够处理各种常见的进出仓业务，如采购入库、产品进仓、退料、销售退回、

组装完工产品入库、仓库调拨、销售出库、采购退货等，而且对一些不常见的进出库存业务，如接受捐助、原材料投资，系统提供其他入库与其他出库模式以定义入库类型和出库存类型，供你在开据进仓单和出仓单时进行选择，同时提供了非常友好的界面，可以在进、销、存、生产管理各个系统轻松自如处理进出仓业务。

三、其它发货流程 1、目的

为使其它发货作业有所依循，对货品的数量进行控制，特制定本程序。 2、定义

其他发货：除销售以外的货品发货业务，如借出，对外投资转出货品，捐助等业务。 3、使用范围

适用于除销售以外的货品发货业务。 4、部门职能

货品部门：负责受理其它发货申请及审核工作。 仓库：负责货品进仓的具体执行单位。 5、步骤

1）其他发货申请

货品部门受理其他发货申请后，将数据输入系统；部门主管负责对单据的审核；打印输出其他发货联单，一式二联，第一联货品部门留存；第二联出仓联。 2）货品出库

经办人持其它发货单第二联到仓库办理货品出仓手续；仓库人员根据发货单输入出仓单，同时打印输出；出仓单一式四联，第一联仓库留存；第二联送货品部门核帐；第三联为财务核帐联；第四联出门联。 6、涉及单据

1）《其他发货单》

处理除销售发货、采购退货以外的，如借出，对外投资转出货品，捐助等业务，是其他收货的反向操作，系统将按你输入的借方会计科目自动生成会计凭证。系统提供所有编码和货品名称选择项供你，系统默认单价为当前该货品库存价格，允许人工修改，你输入实际收到数量后，系统会自动计算出金额，此单经过审核后，是开据出仓单的唯一选择单据，出库存数量为开据出库存单后的系统回填数据。系统提供一张发货单分批出仓业务。 2）《其他出仓单》

企业只要发生进仓业务和出仓业务都必须开据进仓和出仓单据，本模块不仅能够处理各种常见的进出仓业务，如采购入库、产品进仓、退料、销售退回、组装完工产品入库、仓库调拨、销售出库、采购退货等，而且对一些不常见的进出库业务，如接受捐助、原材料投资，系统提供其他入库与其他出库模式以定义入库类型和出库存类型，供你在开据进仓单和出他单时进行选择，同时提供了非常友好的界面，可以在进销存生产管理各个系统轻松自如的处理进出仓业务。 四、其他收货流程 1、目的

为使其他收货作业有所依循，对货品的数量进行控制，特制定本程序。 2、定义

其他收货：除采购，销售退货外的货品收货业务。如接受捐赠，接受投资，借入货品。 3、使用范围

适用于除采购入库，销售退回以外的货品收货业务。 4、部门职能

货品部门：负责受理其它收货申请及审核工作。 仓库：负责货品进仓的具体执行单位。 5、步骤

1）其他收货申请

货品部门受理其它收货申请后，将数据输入系统； 部门主管负责对单据的审核；

打印输出其它收货联单，一式二联，第一联货品部门留存；第二联进仓联。 2）货品入库

经办人持其它收货单第二联到仓库办理货品进仓手续； 仓库人员根据收货单输入进仓单，同时打印输出

进仓单一式三联，第一联仓库留存；第二联送货品部门核帐；第三联为财务核帐联。 6、涉及单据

除采购入库存，销售退回以外的商品材料收货业务在本单据中处理，如接受捐助，按受投资，借入货品等业务，系统将按你输入的贷方会计科目自动生成会计凭证。系统提供所有编码和货品名称选择，系统默认单价为当前该货品库存价格，允许人工修改，你输入实际收到数量后，系统会自动计算出金额，此单经过审核后，是开据入仓单的唯一选择单据，入库数量为开据入库存单后的系统回填数据，非人工输入项。

《其他进仓单》：

企业只要发生进仓业务和出仓业务都必须开据进仓单据和出仓单据，本模块不仅能够处理各种常见的进出仓业务，如采购入库、产品进仓、退料、销售退回、组装完工产品入库、仓库调拨、销售出库、采购退货等，而且对一些不常见的进出库业务，如接受捐助、原材料投资，系统提供其他入库存与其他出库模式以定义入库类型和出库类型，供你在开据进仓单和出仓单时进行选择，同时提供了非常友好的界面，可以在进、销、存、生产管理各个系统轻松自如的处理进出仓业务。.

五、存量控制办法 1、目的

使货品库存得到控制。 2、适用范围

ABC货品中的C类货品，A、B类货品中的常备货品。 3、部门职能

货品部门：对货品进行ABC分类；负责月使用量基准设定；用料差异分析及采取措施。

采购部门：负责货品的采购事宜；采购进度管理与异常处理。 4、ABC货品分类

货品的资料统计：将每一种货品的上一年度的使量、单价、金额等填入ABC分析表进行统计。

按金额大小顺序进行排列，并计算出其金额占材料总金额的百分比。 按金额大小顺序计算每一种货品的累计百分比。 根据累计百分比绘ABC分析表（柏拉图） 进行ABC货品分类：

A类货品，占货品种类的10%左右，金额占总金额的65%左右 B类货品，占货品种类的25%左右，金额占总金额的25%左右 C类货品，占货品种类的65%左右，金额占总金额的10%左右 5、存量基准设定

1）预估月用量

用量稳定的材料由货品管理科主管依上一年的平均月用量，并参照预测本年的销售计划来预估月用量

季节性与特殊性货品由物控部门于每年度末的25日之前，根据前三个月及去年同期各月份的耗用数量，并参考市场状况，设定预估月用量。 2）请购点设定

请购点=购备时间*预估每日耗用量+安全存量 采购需求量=本生产周期天数*预估每日耗用量

安全存量=紧急购备时间*平均每日耗量 最高存量=采购需求量+安全存量 3）货品购备时间

由采购业务人员根据采购作业的各阶段所需日数设定，其作业流程及作业日数经主管核准，送相关部门作为请购需求日及采购数量参考。 4）设定请购量

考虑项目：采购作业期间的长短，最小包装量及最小交通量及仓储容量。 请购数量=最高存量—安全存量=本生产周期天数*预估每日耗用量

存量基准的建立：货品部门将以上存量基准（安全存量、预估每日耗用量、紧急购备时间、正常购备时间等）分别制定存量基准，呈主管核准并建立档案。 6、用料差异反应及处理

货品部门于每月5日前针对前月开立用料差异，查明与制定基准差异原因，并拟订处理措施，确定是否修正预估月量，并经主管核准后，修改存量基准。 六、盘点管理办法 1、目的

核对现有货品于帐上记载是否一致，以把握公司资产的准确性，为下期的销售与生产计划提供依据；并利于确定货品的最低存量与最高存量的把握，控制不良品和呆滞品。 2、适用范围

库房之所用入帐货品。 3、部门职能

盘点委员会：由总经理，各部门主管组成，负责主导指挥盘点工作。初盘由货品部门牵头，库房为主要执行单位。

复盘：由盘点委员会拟定复盘人员，其中应有原初盘人员1人在内进行指引。 抽盘：由盘点委员会成员参加，进行抽查。 4、实施时间

每年进行至少两次，分年中6月30日及年末12月31日。 5、盘点前准备及相关注意事项      

盘点委员会应召开盘点工作准备会议，拟制盘点计划 按盘点计划进行盘点培训

对盘点困难较大的部分可以提前一周预盘 准备盘点相关的票据等物品

盘点前一周通知各供应商盘点日停止送货，同时通知客户当日停止出货 盘点前一天必须完成所有帐目

 进货待处理为入帐的物品应置于进货带出离去，不列入盘点范围  呆滞废料应事前预以分开

 生产车间于盘点前一周内将所余下的货品全部整理陆续退仓，已经出仓但尚

末使用的材料应办理退仓手续

 生产停工后，应进行清理工作，即将停工后生产四间所用在制品完工入库 6、盘点实施

货品盘点按ABC分类法进行 盘点时应将盘点票填好

盘点票不得更改涂写，更改需用红笔在更正处签名

初盘完成后，将初盘数量记录于盘点表上，将盘点表转交给复盘人员 复盘时由初盘人员指引，复盘人员不应受到初盘之影响

复盘与初盘出现差异时，应与初盘人员一起寻找差异原因，确认后记录于盘点表上

抽盘时可以根据盘点表随机抽盘或随地抽盘，ABC类货品的抽查比例为5：3：2

7、盘点后的工作

1）帐目处理

盘点完毕，将盘点数量记录于盘点表上，于帐目核对；

复盘与初盘在差错率规定以上者，均需再次盘点一次，经初盘，复盘人员共同确认后，在经抽盘人员核实后予以记录；

盘点后第二天帐务人员序做好盘点盈亏表送交财务部门； 2）问题分析

① 检查呆料比重是否过高，并设法降低。

② 检查库存商品周转率高低，存料金额是否过大，当造成财务负担过大时，

宜设法降低库存量。

③ 货品盘点工作完成后，所发生的差额，错误，变质，呆滞，盈亏，损耗

等结果，应分别预以处理。并分析原因，提出纠正及预防措施，防止以后再发生。 七、过期及报废货品管理办法 1、目的

有效推动企业滞存货品及货品处理，以达到物尽其用，物畅其流，减少资金积压及货品管理困扰。 2、适用范围

企业所有的呆滞货品 3、定义

滞货：凡品质（型号、规格、材质、效能）不合标准，存储过久已无使用机

会，或有使用机会，但用料极少存量多且有变质，或因陈腐劣货等现状已不适用需处理的货品。其形成原因如下：

① 销售预测过高造成储货过多 ② 订单取消多余的货品

③ 品质（型号、规格、材质、效能）不合标准 ④ 仓储管理不好，致使材料陈腐，劣化，变质 ⑤ 用料预算大于实际领用 ⑥ 请购不当

滞存：凡品质不合标准，储存不当变质或制后客户取消、超量制造等因素影响，导致储存期间超过有效期的货品，需专项处理。滞存原因分类如下：

① 正常产品库存超过产品有效期末销售或末销售完 ② 正常产品库存虽末超过产品有效期但已发生变质 ③ 销货退回被列为次级品

货品部门设定呆滞货品处理小组，专门预防及跟踪处理呆滞货品事件。 4、部门职能

货品部门：滞货库存报表编制和数据收集；联合质量部门查看有无滞货可资利用；追查滞货原因，拟定处理方式及处理期限。 5、作业程序

仓库每月根据货品类别实施滞货专项检查，填报数据呈报货品部门。货品部门的滞货处理小组接到报表后，追查滞货原因及拟定处理方式及处理期限。

仓库接到滞货处理报告后，应在货品帐上注明处理方式。 若滞货处理方式属于出售、交换，应由采购部门负责处理。 逾期仍末处理完毕的，应注明原因并重新拟定处理方式，经货品控制部门批准后继续处理。

为防止呆货的发生，物控主管核定申购单时特别注意请购数量，对于即将淘汰的产品应特别注意。淘汰旧产品时应有完善计划以尽量避免呆货的发生。

以报废方式处理的，应由货品部门开具物料报废单，经核准权限的人员批准后，进行报废处理。