试论招标代理工作中如何做好各方面的协调工作

试论招标代理工作中如何做好各方面的协调工作

试论招标代理工作中如何做好各方面的协调工作试论招标代理工作中如何做好各方面的协调工作 摘要：招标代理工作中协调工作的重要性是由代理工作中介服务的本质决定的，本文结合作者的实际工作经验从招标单位、投标单位、专家评委、招标管理机构四个方面讨论了如何做好相关的协调工作。 关键词：招标代理 协调工作 招标单位 投标单位 专家评委 招标管理机构 招标代理工作的本质是一项社会中介服务工作；是招标代理单位接受招标单位的委托，为其提供的招标服务工作。中介服务的性质决定了招标代理工作成为有关各方利益和矛盾汇聚的焦点，它是招标单位和投标单位联系的桥梁，也是招标管理机构管理规范招投标行为的纽带。在招标代理工作中，招标代理单位是否能够做好相关各方面的协调工作，不仅将影响到服务工作的质量，甚至可能影响到招标活动的成败。 在招标代理工作中，招标代理单位需要协调处理好的关系包括内部关系和外部关系。内部关系是指招标代理单位针对具体招标代理工作所做的单位内部协调和安排，包括人员组织、技术支持、设备配备等方面的工作。外部关系是指招标代理单位与在招标代理工作中所涉及的各有关主体之间的联系，各有关主体可以大致的概括为招标单位、投标单位、专家评委和招标管理机构。内部关系的协调处理更多的属于企业经营学的范畴，本文不做重点讨论。本文着重结合招标代理工作的实践经验和实际状况，探讨论述招标代理单位如何协调好各种外部关系。 1、与招标单位的关系 招标代理单位所进行的招标代理工作是在接受招标单位委托的前提下开展的，可以说没有委托就没有招标代理工作。因此处理好与招标单位的关系，为招标单位提供令其满意的服务成为招标代理工作的重点。 本文所述的招标单位是对招标业务委托方的泛指。根据招标业务的对象不同，招标业务委托方的性质也是多样的，有业主方、项目管理公司、主管部门、代甲方公司等等，本文为叙述简便统称为招标单位。虽然招标单位的性质不同，他们对招标代理单位的信赖程度和具体招标工作要求也有所不同，但是招标代理单位的服务原则是相同的，即认真负责地与招标单位沟通，听取招标单位的意见和建议，以完善招标文件乃至提高整个招标工作的质量。

招标代理单位为招标单位提供的服务根据工作的性质大致可以分为程序性工作和技术性工作。程序性工作主要包括协助招标单位报建、协助招标单位审查投标单位资格、组织投标单位踏勘现场和答疑、组织开评标、协助招标单位确定中标单位等内容；技术性工作主要包括拟订招标方案，编制资格预审文件和招标文件，编制工程量清单和标底，草拟工程合同等内容。程序性工作强调的是合法和高效，技术性工作强调的是高水平和高质量，而两者共同的要求是服务到位，满足招标单位的需求。

在招标代理业务中，程序性工作是代理工作者一项很重要的工作。以招标投标法为首的招投标相关法律法规中对程序性的规定是相当明确和严格的，比如发布公开招标信息至少要5个工作日，从发标到开标之间至少要有20天的间隔等。对相关规定的熟知和熟练运用对于代理工作者而言是一项必不可少的基本功。要练好这项基本功，首先要掌握好现有各项规定，同时在工作中及时收集并学习好行业内有关新规定、新方法，并把它正确地运用到实践当中去。在程序性工作过程中代理工作者在练好基本功的同时，一定要注意做好与招标人的沟通工作。俗话说“隔行如隔山”，在代理工作者的服务对象中很大一部分人对招投标工作不了解，有一些招标人虽然有一定的知识，但是并不能跟上最新的形式变化。他们时常会提出发公开招标信息3天可不可以，开标不要等20天提前一点可不可以，国有投资项目招标人自己成立定标委员会在专家评委评好标后再由定标委员会定中标人可不可以等等要求，有时要求的甚至非常强烈。作为代理工作者在对待这些要求时不能简单的回答，更不能情绪化对待，要认真地摆出相关文件，耐心地做好解释工作。 招标代理业务中，虽然程序性工作是很重要的，但是代理工作决不仅是一个二传手似的程序性工作。由于代理业务涉及的专业面广，技术性的服务才是代理工作的重点。代理业务就象是整个建设工作中的一个大的节点，通过这一步的工作意味着一项工程正式从纸面上走到了地面上。站在这个大的节点上，代理工作者只有具有了前观后瞻的视野和比较广阔的知识面才能够胜任。这就要求代理工作者具有较为全面的业务知识，不仅是招投标知识，而且在造价、合同、设计、监理乃至前期工作等方面都能有一定的了解和掌握。 以

上所述的程序性工作和技术性工作在实践工作中并不是单独存在的，而是融合在整个招标代理工作中贯穿于招标代理服务的始终。特别是在一些关系到招投标工作的重大规定出台时，招标代理人员一方面要及时与招标单位联系沟通，取得招标单位的信任，保证招投标工作的进展；另一方面要加强业务学习，尽快理解并能够熟练运用。下面结合当前的招投标代理工作形势，以近期出台的对招投标工作有重大影响的三项政策为例，谈谈如何与招标单位做好协调工作。第一项政策是政府投资项目由定额计价方式转变为国标工程量清单计价方式。由于招标工作是施工的前期工作，招标时所用的计价方式直接决定了工程款支付乃至结算的计价方式，对施工过程中的投资控制方式也有很大影响，可谓是牵一发而动全身。计价方式的重大转变可能使得招标单位的内部对应产生一些压力，而做为招标代理单位应主动帮助其化解这些压力。这就需要招标代理单位在编制清单时吃透招标图纸内容、掌握工艺流程，对不明处及时与招标单位和设计方联系，尽量完善对工程内容和工程特征的描述，不给投资控制和结算留下隐患。当然如果招标代理单位有资质、有能力，同时承接了同一项目的投资控制和结算审计工作，那么对于招标单位的工程管理是非常有利的。这也需要招标代理单位在做好代理工作的前提下去努力争取。 第二项政策是取消了公开招标时招标单位的推荐权。辨证的看，一些招标单位对此项政策有异议是有一定道理的，在长期的工程配合中，招标单位与其拟推荐单位已经建立起了比较默契的合作关系，尤其是分期建造的项目，已入场单位的临时生活办公设施、安全文明设施、施工道路、围墙等可以为后期所用，切实地减少了工程费用，一定程度上节省了施工场地，缩短了工程工期。然而默契的合作关系常常成为腐败孳生的温床，出于多方面原因招标单位的推荐权被取消了。招标代理单位在向招标单位解释政策的同时，应向其说明公平竞争对所有投标单位是一视同仁的，只要商务标有竞争性、技术标完善且有针对性，哪一家投标单位都有中标希望。而且如果采用全入围法确定投标单位的话，可以使竞争显得更加充分，最终对政府财政和招标单位都是有利的。 第三项政策是采用了“合理最低价”中标原则。标底在评标时不再占有权数，因此许多招标单位感到对中标价难以控制，担心有投标单位以低价中标后再在施工过程中以各种各样的手法索赔，而繁多的索赔不可避免地影响工程

的顺利进展。之所以招标单位会有上述想法，一方面是把注意力放在了“合理最低价”中的“最低价”上，忽视了其前的定义词“合理”；另一方面，判断投标报价是否“合理”的企业成本价确实定义略显模糊，难以实际测算。这也同时给招标代理单位提出了服务要求，加强投标文件商务标的分析成为一项并不可少的重要工作。无论是采用定额计价方式还是国标工程量清单计价方式，招标代理人员应对各投标单位，特别是投标报价较低的投标单位的商务标进行预先分析。认真对其中的人材机单价、取费费率、措施费报价明细等进行拆分比较，一旦发现不合理项应做好记录提交评标委员会，由评标委员会决定是否通过询标等方式废标或调整，力争把不合理低报价阻挡在评标阶段。 以上所举的三个例子仅是招标代理工作中很小一部分工作，然而在其他工作中，只要招标代理人员本着诚实服务的原则，规范好程序性工作，完善好技术性工作，做好与招标单位的协调工作是水到渠成的。而得到招标单位的信赖和支持是圆满完成招标代理工作的前提和保证。 2、与投标单位的关系 在招标代理工作中，招标代理单位需要协调处理好的各种关系中与投标单位的关系是比较敏感的，同时也是最容易出问题的环节。招标代理人员如何把握好自己的工作位置，切实贯彻好公正、公平、公开的“三公原则”，成为这个环节的关键。 明确的讲，招标代理单位与投标单位之间是不存在服务关系的。招标代理单位所从事的代理工作是接受了招标单位的委托，因此服务对象仅限于招标单位，上世纪90年代行业内曾经提出的既要服务好招标单位又要服务好投标单位的论调在实践过程中被证明是行不通的。从招投标工作程序上看，招标代理单位与投标单位之间的接触被严格限制在报名、发标、现场踏勘、答疑、开标和办理中标手续等环节，特别是从最后一份答疑文件等补充招标文件到达各投标单位之时起到公开开标之前，两者之间关系到该项目的任何实质性接触都是被禁止的。在实际工作中，在上述禁止期内由招标代理人员主动出面与投标单位联系的情况是很少的，然而在利益驱动下投标单位要求与招标代理人员接触的情况时有发生，甚至有一些投标单位是在招标单位授意下做的。在这种情况下，招标代理人员首先要把握好原则，不能违背相关规定；其次要注意工作方式方法，必要时征得招标单位的理解。 另一方面，招标代理单位与投标单位之间是不存在服务关系并不是指招标代理单位不需要协

调好与投标单位的关系。一个项目的招标工作是否顺利与各投标单位的配合是分不开的。这里提到的配合主要是指程序上的配合，招投标工作是一项程序严密的工作，各个环节环环相扣，一个环节脱钩可能影响到后续工作的正常进行。而招标代理单位所要做的就是如何获得各投标单位的配合，保证招标工作顺利运行。招标代理单位可以从以下两个方面做工作：首先是在自己的工作过程中不能限制合理的竞争。随着2004年7月12日国办发〔2004〕56号文《国务院办公厅关于进一步规范招标投标活动的若干意见》的发布和执行，在公开招标报名和资格审查过程中以歧视性要求阻止投标单位投标的做法已经被明令禁止了。招标代理单位要注意的是招标文件中不应有限制合理竞争的条款，尤其是商务标部分不能以过高的暂定金额和指定金额来弱化造价的竞争。只有有了合理的竞争，各投标单位才能有一个公平的对站战场，各投标单位才能真正的投入力量做好投标工作，而合理、充分的竞争得到的结果对招标单位也是有利的。其次，招标代理单位在工作中对投标单位要给予应有的尊重和帮助。尊重不只是在语言上，更多的是在行动上的尊重，而对投标单位给予的合理合法的帮助则是对他们最大的尊重。例如：招标代理单位在发标、现场踏勘、交纳和退还投标保证金等工作中与招标单位等做好协调工作，为投标单位提供一定的方便；在用国标工程量计价规范招标的项目中，与相关计算机软件提供商联系为投标单位组织技术培训，以便于他们投标等等。招标代理单位如果在招投标工作获得了投标单位的充分配合，则项目的进行可以更加的顺利，招标工作顺利的最大受益人是招标单位。 当然招标代理单位的在协调与投标单位相关工作时的努力不仅仅是为了得到各投标单位的理解和配合，更重要的是力争创造一个三公的“竞技场”，让各投标单位都能够充分的发挥自己的技能，而充分竞争的结果为招标单位选择到满意的中标单位。要做到这一点，招标代理单位在工作中要掌握下面三个原则：第一、公平竞争原则：即不歧视原则，是指给予所有参与竞争的投标人平等的机会；按事先公布的不具有任何特别保护或特别歧视条款的资格审查标准和评标标准对待所有的投标人。第二、充分透明原则：按《招标投标法》和相关配套文件的规定进行招标投标，使招标投标活动具有高度的透明性，公开招标信息和程序，公开招标的一切条件和要求，公开开标和评标的结果。第三、权利和义务平衡原则：在招

标投标和合同管理的全过程维持合同双方当事人的权利和义务平衡。避免将风险过多的、不合理的推向承包商，导致一方面成熟的、有经验的承包商不参与投标，另一方面参与投标的投标单位无法以正常、正当的手法公平竞争，最终损害到招标人的利益。 3、与专家评委的关系 在招标代理过程中，招标代理人员与专家评委的接触应该仅限于以下两个环节：接受招标人委托通知专家评标事宜以及评标阶段（包括因评标需要而产生的询标工作）。除了这两个环节以外的任何关于招标项目的接触均是被禁止的，做到这一点对于招标代理人员来说是起码的要求。 在与专家评委的接触中，招标代理单位主要应完成好以下两方面工作：一方面，应做好招标项目和招标文件的解释、说明工作。由于现有专家库的局限性，随机抽取的专家难免存在业务素质良莠不齐、专业不太对口等问题，招标代理人员对相关事宜的解释、说明可以使专家评委能够比较全面的了解项目的特征、掌握评标办法的要求，顺利的完成评标工作。 另一方面，应协助招标管理机构做好评标会秩序的维持工作。专家评委中的绝大多数可以很好的胜任评标工作，但是也有个别不正常的现象。其中一些评委对其职责不重视：每次被邀请评标都以各种理由拒绝，评标会迟到现象严重，有的还在喝的一股酒气的情况下来评标等等。这些情况由于常常被认为不涉及原则性问题，在目前对专家评委的管理基本上流于形式的环境下，招标代理单位只能在加强同专家的联系上多努力。而极个别专家甚至有下列行为：毫无理由的与其他专家判断相反，大幅度拉高或拉低某投标单位评分；在评标会上大力评论某投标单位投标标书，影响其他评委评标等等。这些情况只要出现，招标代理单位要协助管理机构及时予以制止，并配合好管理机构的调查工作。 4、与招标管理机构的关系 与管理部门存在良好的工作关系不是一件需要隐晦的事。在西方发达国家，一个中介公司与官方的长久优良关系向来被作为公司的优势大力宣传的，当然前提是这种友好关系是通过合法和正当的途径获得的。如前所述，招标代理工作是招标管理机构管理和规范招投标活动的纽带，“纽带”与其两端连接的越紧密其作用自然越强、越有效。当然要做到这一点首先要提高“纽带”的质量，招标代理人员要有较高的素质，不做“快递员”“资料员”，保证好工作质量；同时要尽到应有的建议责任，及时将招投标工作中出现的各种各样的情况向管理部门反映，合

理、中肯的建议、汇报可以得到管理部门的认同，对下一步招投标工作的开展是有益的。只要招标代理单位合规、合理、合法、按程序办事，长此以往随着双方信赖关系的逐步建立，自然会建立起良好关系。而这种良好关系可以保证招标工作更加顺利的运行，最终受益最大的仍然是招标代理单位的委托方招标单位。

招标代理工作的中介服务的性质决定了招标代理单位必须要协调处理好与外部各方面关系，以确保招标工作进展顺利。而其前提是招标代理单位要做好内部关系的协调处理，要培养好高素质的人才，切实的在技术和设备两方面做好代理人员的支持工作，保证招标代理工作的含金量。