浅谈如何做好实物档案管理工作

办公室业务・专门档案蕾理ａｆｆｉｃｅ　文，王丽莉　浅谈如何做好实物档案管理工作　【摘要】我厂档案工作多年来获　得许多荣誉，一直走在集团公司的　前列。但实物档案管理工作却远远　落后于其他门类档案的管理，做好　实物档案管理工作，对于健全档案　众所周知，实物档案（特别是荣誉　类实物档案）的形成具有明显的偶　然性，这是它在形成过程中不同于　的实物档案，完全按照纸质档案的　保管条件进行收藏管理，显得有些　过于牵强。因此，实现实物类档案　其他门类档案的突出特性之一。这　种档案的形成完全以外来的材料作　的妥善保管，便成为了一种无奈。　３．利用工作开展缓慢。利用面　狭窄，不能充分发挥实物档案的价　管理具有重要意义。　为收集工作的全部，有别于其他门　类档案在形成过程中“以自我为中　心”的基本原则——即将本部门、　本单位产生的独一无二的文件材料　作为收集工作的中心，兼顾其他的　【关键词】实物档案　陡河发电厂档案室曾多次获得　值。档案的管理工作通常包括收集、　管理、利用三个环节，收集工作是做　好档案管理工作的前提和基础。管理　中国大唐集团公司、大唐国际和地　方政府的许多荣誉，在２００８年又获　工作是保管档案使其安全、完整的步　骤，档案的利用工作是档案生命价值　原则。根本无法像其他门类档案一　样，为保障文件材料的归档率和完　整率而在工作开展之初制定详细、　完备的归档计划，明确归档责任人　员，统一归档时间和要求。此外，　得中国大唐集团公司档案工作目标　管理标杆示范单位及一级企业称号。　但实物档案管理工作却一直远远落　所在和根本目的。然而在现实工作中　恰恰没能充分体现出这一点。每一件　实物档案的背后都包含着本部门、本　单位全体同志的辛勤劳动，凝结着大　家共同的心血和汗水，是本企业全体　人员共同智慧的结晶，是上级主管部　后于其他档案门类的管理，而且较　文书、科技、会计档案的收集数量、　整理等存在差距。　实物档案是指记录和反映本企　有些部门对经过大家共同努力，付　出辛勤劳动、汗水和心血以后获得　的荣誉十分珍惜，倍加呵护，总希　望时时刻刻将它放在自己眼前，似　乎只有这样才放心，不仅不会主动　向企业档案部门移交，而且还会处　处提防档案部门的登记工作。有些　门对本单位辛勤工作，取得突出成绩　予以肯定的直接体现。这诸多因素，　使得荣誉实物获得后，理所当然应该　妥善、安全保管。然而，由于所获得　业有关生产、基建、科研技术、经　营管理及其它各项工作中形成的奖　杯、奖状、奖牌、证书等奖励材料，　赠送给企业的具有保存价值的锦旗、　荣誉的载体各有不同，形状不一，规　格不等，再加上没有充裕的空间和位　置来存放这些档案实体，无奈之下，　重要纪念品等材料。实物档案以物　质实体为载体，具有形体直观、形　状多样特点，它直接反映了本企业　的发展和各方面工作取得的业绩，　不但具有较高的查考利用价值，而　单位把取得的奖牌奖杯等实物在橱　窗中展出后就置之不理，没有专人　负责交到档案室，造成实物档案收　集不及时。　另外一种现象又随之出现～荣誉　实物在经过一系列的登记、汇报、展　示以后，便安静地“躺进”企业档案　室安全的柜架上，此后便在人们的视　线里消失，直到在记忆中淡忘。　２．保管条件有所改善，但依　然无法满足实物档案妥善保管的需　且具有良好的宣传教育功能，是文　书档案的重要补充。　一要。每一位档案工作者都知道，保　、实物档案管理工作状况　１．收集工作相对规范，但不　管条件的优劣直接关系到室存档案　的“生命周期”和利用价值。实物　档案的载体涵盖了纸、铜、铁、铅、　二、如何做好我厂实物档案　管理工作　１．做好实物档案的收集工作。　能保证档案收集过程中的齐全与完　木、石、布类、漆类、塑胶、玻璃、　水晶等诸多材质。载体的特殊性决　定了这种门类档案在保管要求上的　多样与严格。但将南特殊载体构成　整。实物档案作为特殊载体的一种　档案门类，其独特的形成规律成为　根据本企业实际情况制定了《声像、　实物档案管理标准》，确定归档范　围、归档要求，南（下接第５４页）　保障档案齐全、完整的一个瓶颈。　办瓜窒弛　门档案似一　情况，必要时做书面记录。　ｏＰｅ　硼ｌ　五、加强档案交接中的思想　教育工作　档案交接工作中出现的问题，　档案管理部门应通过一系列　措施，使工作交接做到组织上有保　证，制度上有规定，职责上有分工，　手续上有记载，工作上有监督，操　作上有引导，使各单位档案工作交　四、认真做好档案监交工作　档案监交工作对档案交接起着　鉴证和监督作用，要安排专人负责　不单纯是档案人员的业务素质问题，　其中一个十分重要的原因就是，近　几年来一些基层单位忽视了对档案　监交。档案监交人员要认真履行职　责，坚持原则，按程序办理。一般　档案人员交接，可由档案机构负责　人监交；档案机构负责人交接，可　由分管档案工作的领导或档案行政　管理部门派人监交。交接双方在监　交人员的监督之下认真做好移交、　接收工作，要在交接文据上注明交　接成为对前段工作认真盘点、查漏　补缺的过程，从“越交越乱”变为　“越交越清”，最终使工作交接在建　设和谐档案工作的过程中不再成为　障碍，而是成为档案工作向前迈进　的新起点。　参考文献：　人员的思想教育工作，使得一些基　层单位档案人员工作责任心不强。　有的档案人员带着情绪离岗或转岗，　或者对“枯燥”的档案工作早已心　猿意马。听到调整岗位的消息急于　“甩包袱”，与新任人员草草交接；　因此在档案交接的过程中要补上这　一接时间、地点和监交人、移交人、　接收人的姓名职务及移交清册、页　数等。交接工作结束之后，移交人、　接收人、监交人应在移交文据上签　字盖章。　课，教育交接双方端正思想、提　①李静，鞠艳．构建和谐的档案工作　从抓好基层单位人员交接开始，中　国论文下载中心，２０１０．１１．４　高认识、明确责任，增强事业心和　责任感，从而保证档案交接工作严　格按照规定办理，使基层档案工作　前后衔接起来。　（作者单位：河北大唐国际丰润　热电有限公司）　（上接第４８页）具体部门或个人负　责随时向档案部门移交归档或随年　度文件材料一起归档。移交实物档　案时，移交人应对实物的主题和时　限公司火电企业档案分类及保管期限　表（０－９大类试行）》来分类，并规　定实物档案应在第二年第三季度未之　前完成整理编目归档，同种载体的实　不能充分发挥作用的现状，我们厂利　用实物档案专门设立了荣誉室，对获　得国家及省部级的奖牌、奖状等在展　示柜放置，其它放在储物柜中收藏，　间等信息有一定的了解，能准确说　明实物档案内容，在办理移交手续　时，填写“实物档案移交归档登记　表”，清点无误后交接双方在表格相　应位置上签字，以备后查。由于特　物材料，按照“实物档案目录”中的　“序号”顺序排放在一起，实物档案　以件为单位填写目录，归档的各类实　物档案都拍摄成照片，影像与实物相　符，并挂接电子文件，这样就可以在　在建厂３０周年之际我厂还利用实物　档案建成了厂史展览室。职工参观后　受到了极大的教育和鼓舞，增强了自　豪感和责任感。另外，我们把实物档　案上传到网上，并设置权限与密码，　殊原因，有关部门对实物档案暂时　需要保留的，先将实物移交档案管　理部门拍照登记编目，再填写实物　档案查借阅登记表，办理借用手续。　档案管理系统中浏览，使实物档案的　利用更直接、方便。我厂实物档案的　照片不纳入照片档案的管理，作为电　子版本的实物档案进行整理，在档案　使专工、管理人员直接就可以在本地　机上查询实物档案全息内容，极大地　节省了调阅档案的时间，提高了档案　利用的效率。实物档案的现代化管理　及积极的提供利用从根本上改变了实　档案人员要清楚本单位本阶段、本　服务器中存一份，刻盘保存一份，这　样也符合电子信息档案管理规范中的　档案信息应对备份资料实行“异地保　存”的要求，从而达到全面提升实物　档案管理工作整体水平的效果。　３．做好实物档案的利用工作，　年度的工作重心和热点问题，积极　主动收集、追踪收集，保障收集工　作的齐全与完整。　２．做好实物档案的整理、编　物档案寂寞无声的局面。　参考文献：　①段振强．为实物档案定个位，北京　档案，２００６．１　目、保管工作。按年度一问题进行　分类，并保持前后一致，不能随意变　动，问题按照《大唐国际发电股份有　提高实物档案管理水平。针对实物档　案利用工作开展缓慢，利用面狭窄，　（作者单位：大唐国际陡河发电厂）