建立和管理信息技术共享服务中心的知识库和文档体系是非常重要的，可以提高工作效率和服务质量。首先，需要确定知识库的结构，可以按照技术领域、问题类型等进行分类，确保信息检索的便利性。其次，建立文档管理制度，包括文档的创建、审批、发布、更新和废弃等流程，以及文档的版本控制和权限管理。接下来，需要选择合适的知识管理系统或文档管理软件，确保其功能完善，易于使用，能够满足知识库和文档管理的需求。在建立知识库和文档体系后，还需要进行定期维护和更新，确保其中的信息和文档是最新的和准确的。另外，还可以借助社交化的知识管理工具，如内部社交平台、博客等，促进员工之间的知识共享和交流。最后，建立培训计划，培训员工如何使用知识库和文档管理系统，提高他们的信息素养和工作效率。
例如，某公司建立了一个信息技术共享服务中心，他们遇到了知识共享和文档管理方面的问题。经过分析，他们重新设计了知识库的结构，通过技术领域和服务类型进行分类，使得员工能够更快地找到需要的信息。同时，他们引入了一款功能强大的文档管理软件，对文档的创建、发布和更新进行了规范，提高了文档管理的效率和质量。另外，他们还开展了一些内部活动，鼓励员工分享自己的经验和知识，形成了良好的知识共享氛围。经过这些改进，信息技术共享服务中心的工作效率得到了提升，服务质量也得到了改善。